Internes Qualitätsaudit: Leitfaden und Checkliste

Internes Qualitätsaudit ohne böse Überraschungen

Die internes Qualitätsaudit ist eines der wirkungsvollsten Werkzeuge, die einem Qualitätsleiter in der Lebensmittelindustrie zur Verfügung stehen. Und dennoch sorgt es bei den Teams immer wieder für eine gewisse Anspannung, wenn der Termin näher rückt. Die gute Nachricht ist, dass dieser Prozess mit einer soliden Planung und der Unterstützung der richtigen Technologie zu einer angenehmen, nützlichen und sogar aufschlussreichen Routine werden kann. In diesem Artikel erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie das gelingt, ohne Last-Minute-Hektik und ohne unangenehme Überraschungen.

Wozu dient ein internes Qualitätsaudit

Bevor wir darüber sprechen, wie man ein internes Audit durchführt, sollte klar sein, wozu es dient. Ein internes Audit ist keine Strafinspektion und keine bürokratische Formalität, die es zu bestehen gilt. Es ist im Wesentlichen eine Selbstbewertung: eine Gelegenheit für die Organisation, selbst zu prüfen, ob ihre Prozesse die festgelegten Anforderungen erfüllen, ob die Verfahren korrekt angewendet werden und ob das Qualitätsmanagementsystem so funktioniert, wie es sollte.

In der Lebensmittelindustrie ist diese Praxis besonders relevant. Die Unternehmen müssen nicht nur die Konformität mit ihren eigenen internen Standards gewährleisten, sondern auch mit der geltenden Gesetzgebung und den Anforderungen von Normen wie ISO 9001 und ISO 22000 (ISO, o. J.), BRCGS (BRCGS, o. J.) oder IFS, unter anderem. Interne Audits sind genau der Mechanismus, der es ermöglicht, Abweichungen zu erkennen, bevor sie sich zu schwerwiegenden Abweichungen oder, schlimmer noch, zu Problemen entwickeln, die die Lebensmittelsicherheit beeinträchtigen.

Außerdem liefert ein gut durchgeführtes internes Audit wertvolle Informationen für die kontinuierliche Verbesserung: Es deckt Ineffizienzen auf, erkennt latente Risiken und erzeugt objektive Nachweise, die die Qualitätskultur in der gesamten Organisation stärken.

Wie man es plant und die Checkliste vorbereitet

Der Erfolg eines internen Audits beginnt lange vor dem Tag seiner Durchführung. Die Planung ist der Schlüssel. Der erste Schritt besteht darin, ein Programm für interne Audits jährliches Programm einzurichten, in dem die zu auditierenden Prozesse oder Bereiche, die Häufigkeit, die verantwortlichen Auditoren und der Zeitplan festgelegt werden. Dieses Programm muss die Kritikalität jedes Prozesses, die Ergebnisse früherer Audits und jede bedeutende Veränderung in der Organisation berücksichtigen.

Wenn Ihr Unternehmen nach der Norm arbeitet ISO 9001, ist dieses Programm eine ausdrückliche Anforderung. Die Norm verlangt, dass interne Audits systematisch geplant, durchgeführt und dokumentiert werden und im Laufe der Zeit alle Prozesse des Managementsystems abdecken. Weitere Informationen zu den spezifischen Anforderungen finden Sie in unserem Artikel über internes ISO 9001-Audit.

Sobald das Programm festgelegt ist, ist es an der Zeit, die Checkliste oder Prüfliste vorzubereiten. Dieses Dokument ist der Kompass des Auditors während des Besuchs: Es enthält alle Fragen, zu prüfenden Nachweise und Bewertungskriterien. Eine gute Checkliste sollte:

• Auf den geltenden Anforderungen basieren (Norm, Gesetzgebung, interne Verfahren).
• Sowohl die Dokumentation als auch die tatsächliche Praxis im Werk abdecken.
• Ausreichend detailliert sein, um keine blinden Flecken zu lassen, ohne sich in einen endlosen Fragebogen zu verwandeln.
• Sich an den jeweiligen Prozess oder Bereich anpassen, der auditiert wird.

Wenn die Checkliste im Voraus vorbereitet wird, weiß der Auditierte außerdem, was geprüft wird, und kann die erforderliche Dokumentation bereithalten, was den Stress reduziert und den Arbeitstag erheblich beschleunigt.

Durchführung, Feststellungen und Bericht

Am Tag des Audits besteht die Aufgabe des Auditors darin, objektive Nachweise zu sammeln, die eine Bewertung ermöglichen, ob das System wie vorgesehen funktioniert. Dies umfasst die Prüfung von Aufzeichnungen und Dokumenten, die Beobachtung der Praktiken im Werk, Gespräche mit dem beteiligten Personal und den Abgleich zwischen dem, was gesagt wird, und dem, was tatsächlich getan wird.

Während der Durchführung ist es entscheidend, eine professionelle und konstruktive Haltung zu bewahren. Ziel ist es nicht, Schuldige zu suchen, sondern Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Ein wirksamer interner Auditor weiß, die richtigen Fragen zu stellen, hört aktiv zu und erfasst seine Feststellungen präzise und objektiv.

Die Feststellungen lassen sich in mehrere Kategorien einteilen: Konformitäten, Abweichungen (schwerwiegend oder geringfügig) sowie Beobachtungen oder Verbesserungsbereiche. Jede Feststellung muss durch konkrete Nachweise gestützt werden: eine fehlende Aufzeichnung, ein nicht eingehaltenes Verfahren, eine dokumentierte Temperatur außerhalb des zulässigen Bereichs. Ohne Nachweis gibt es keine gültige Feststellung.

Am Ende des Audits erstellt der Auditor den Auditbericht, ein Dokument, das den Umfang, die Methodik, die identifizierten Feststellungen, die zugehörigen Nachweise und die allgemeinen Schlussfolgerungen enthält. Dieser Bericht ist die Grundlage für die Korrekturmaßnahmen, die sich aus dem Prozess ergeben, und stellt eine wesentliche Aufzeichnung des Managementsystems dar.

Es sei daran erinnert, dass gemäß der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 über Lebensmittelhygiene (Verordnung [EG] 852/2004, 2004) die Lebensmittelunternehmer Verfahren auf Grundlage der HACCP-Grundsätze einführen und aufrechterhalten und deren Wirksamkeit dokumentarisch nachweisen müssen. Interne Audits sind einer der Mechanismen, mit denen sich diese Einhaltung systematisch nachweisen lässt.

Um den vollständigen Prozess im Detail kennenzulernen, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel wie Sie ein internes Qualitätsaudit Schritt für Schritt durchführen, in dem wir jede Phase anhand praktischer Beispiele aufschlüsseln.

Wie man Feststellungen und Nachweise in Solved verwaltet

Einer der kritischsten Punkte bei jedem internen Audit ist das, was danach passiert: das Management der Feststellungen. Eine Abweichung eröffnen, einen Verantwortlichen zuweisen, eine Frist festlegen, die Korrekturmaßnahme definieren, deren Wirksamkeit überprüfen und die Feststellung mit Nachweisen abschließen. Ein Prozess, der bei der Verwaltung auf Papier oder in verstreuten Tabellenkalkulationen Zeit kostet, Fehler verursacht und die Nachverfolgung erschwert.

Bei Solved, werden all diese Aufgaben auf einer einzigen Plattform zentralisiert, die speziell für Qualitätsleiter in der Lebensmittelindustrie entwickelt wurde. Mit Solved können Sie:

• Ihr Programm für interne Audits planen visuell, indem Sie für jedes Audit Termine, Auditoren und Umfang festlegen.
• Das Audit mit digitalen Checklisten durchführen, die von jedem Gerät aus ausgefüllt werden können, mit der Möglichkeit, Fotos und Dokumente direkt vor Ort im Werk als Nachweis anzuhängen.
• Feststellungen in Echtzeit erfassen, sie nach Schweregrad klassifizieren und automatisch den entsprechenden Korrekturmaßnahmen zuordnen.
• Den Status jeder Feststellung nachverfolgen: offen, in Bearbeitung, zur Überprüfung ausstehend oder abgeschlossen, mit automatischen Benachrichtigungen, damit keine Frist übersehen wird.
• Automatische Berichte erstellen bereit zur Vorlage bei der Geschäftsleitung oder externen Auditoren, mit vollständig dokumentierter Rückverfolgbarkeit des Prozesses.

Das Ergebnis ist ein System für interne Audits, das kontinuierlich und geordnet funktioniert, ohne von jemandes Gedächtnis oder verloren gegangenen Dateien abzuhängen. Wenn das nächste externe Audit ansteht, sind alle Nachweise zugänglich, geordnet und die vollständige Historie ist einen Klick entfernt.

Ein internes Qualitätsaudit muss kein angespannter Moment sein. Mit der richtigen Planung, geeigneten Checklisten, einem gut geschulten Team und einem Werkzeug wie Solved, das die gesamte Verwaltung zentralisiert, kann es zu einem der wertvollsten Vermögenswerte Ihres Qualitätssystems werden. Der Schreck verschwindet, wenn der Prozess unter Kontrolle ist.

Quellen

• Verordnung (EG) Nr. 852/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29. April 2004 über Lebensmittelhygiene. (2004). https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2004/852/oj?locale=es
• Internationale Organisation für Normung. (o. J.). ISO 22000 und ISO 9001. https://www.iso.org/