IFS-Food-Zertifizierung: der wichtigste Leitfaden

IFS-Food-Zertifizierung: der wichtigste Leitfaden

Die Zertifizierung IFS Food hat sich zu einem der Standards anspruchsvollsten und anerkanntesten Referenzstandards im europäischen Agrar- und Lebensmittelsektor entwickelt. Wenn Sie als Qualitätsleiter in einem Unternehmen tätig sind, das Lebensmittel herstellt oder verarbeitet, haben Sie wahrscheinlich schon davon gehört oder befinden sich sogar im Prozess, sie zu erlangen. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen klar und praxisnah alles, was Sie wissen müssen: was sie ist, für wen sie gilt, welche Anforderungen sie stellt und wie Sie sich erfolgreich auf das Audit vorbereiten.

Was ist die Zertifizierung IFS Food und für wen gilt sie

IFS Food (International Featured Standards Food) ist ein Lebensmittelsicherheitsstandard, der ursprünglich von deutschen und französischen Handelsunternehmen entwickelt wurde, um ihre Lieferanten von Eigenmarkenprodukten nach einheitlichen Kriterien zu auditieren. Heute ist er weltweit anerkannt und besonders relevant für Unternehmen, die große Handelsketten in Europa beliefern.

Die Zertifizierung gilt für jedes Unternehmen im Agrar- und Lebensmittelsektor, das Lebensmittel verarbeitet oder bei dem ein Risiko der Produktkontamination während der Handhabung besteht. Dazu zählen unter anderem Hersteller, Verpackungsbetriebe, Vertriebsunternehmen mit Verarbeitungstätigkeit und industrielle Cateringunternehmen. Wenn Ihr Unternehmen mit führenden europäischen Einzelhändlern zusammenarbeitet, wird diese Zertifizierung höchstwahrscheinlich als Voraussetzung für den Zugang zu deren Lieferkette verlangt.

Seit ihrer Einführung, IFS Food (IFS, o. J.) hat sich bis zur Version 8 weiterentwickelt, die 2023 veröffentlicht wurde und einen robusteren Ansatz in Bezug auf Nachhaltigkeit, Allergenmanagement und Lebensmittelsicherheitskultur verfolgt. Die aktuell geltende Version genau zu kennen, ist der erste Schritt für jeden Qualitätsleiter, der den Prozess mit Sicherheit angehen möchte.

Anforderungen und Aufbau des IFS-Food-Standards

Der IFS-Food-Standard gliedert sich in sechs Hauptkapitel, die alle kritischen Aspekte des Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagements in einer Organisation abdecken:

1. Verantwortung der Unternehmensleitung. Die oberste Leitung muss ein echtes Engagement für die Lebensmittelsicherheit nachweisen, eine klare Politik festlegen und die notwendigen Ressourcen für das Managementsystem sicherstellen.

2. Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagementsystem. Umfasst die Einführung eines dokumentierten und funktionsfähigen HACCP-Systems (Gefahrenanalyse und kritische Kontrollpunkte) sowie die Programme für Präventivmaßnahmen (PRP). Dieser Abschnitt gehört zu den am intensivsten bewerteten während des Audits.

3. Ressourcenmanagement. Bezieht sich auf die Qualifikation und Schulung des Personals, die persönliche Hygiene, die Einrichtungen und die Anlagen. Das Unternehmen muss nachweisen, dass sein Personal in der Lage ist, die Lebensmittelsicherheit zu gewährleisten.

4. Betriebliche Prozesse. Ist das umfangreichste Kapitel und umfasst unter anderem das Management von Rohstoffen und Lieferanten, die Produktentwicklung, die Produktionsplanung, die Rückverfolgbarkeit, die Verpackung und das Allergenmanagement. Hier konzentriert sich der Großteil der täglichen Anforderungen.

5. Messungen, Analysen und Verbesserungen. Umfasst interne Audits, Produktanalysen, das Reklamationsmanagement, Alarm- und Rückrufsysteme sowie die kontinuierliche Verbesserung.

6. Planung und Management der Lebensmittelverteidigung (Food Defense) und der Authentizität. Dieses in der neuesten Version verschärfte Kapitel verlangt von den Unternehmen, die Risiken vorsätzlicher Verfälschung und von Lebensmittelbetrug zu bewerten und zu mindern.

Das Bewertungssystem von IFS beurteilt jede Anforderung anhand einer Erfüllungsskala (A, B, C, D) und legt „Knock-out“-Kategorien (KO) für die Anforderungen fest, deren Nichterfüllung die sofortige Verweigerung der Zertifizierung zur Folge hat. Diese KO-Kriterien zu kennen, ist entscheidend, um die Vorbereitung gezielt zu priorisieren.

Wie Sie sich auf das IFS-Food-Audit vorbereiten

Das Bestehen eines IFS-Audit mit einer hohen Punktzahl erfordert Planung, eine strukturierte Dokumentation und vor allem reale Nachweise für das Funktionieren des Systems. Dies sind die entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Vorbereitung:

Führen Sie vorab ein internes Audit durch. Vor dem offiziellen Audit ist es unerlässlich, den Erfüllungsgrad jeder Anforderung mit derselben Genauigkeit zu bewerten, die ein externer Auditor anwenden würde. Festgestellte Abweichungen müssen mit dokumentierten Korrekturmaßnahmen behandelt werden. Wenn Sie tiefer in die Strukturierung dieses Prozesses eintauchen möchten, können Sie unseren Leitfaden zum ISO-9001-Audit, von denen viele Prinzipien auch hier anwendbar sind.

Organisieren Sie Ihre Dokumentation. Der IFS-Standard verlangt, dass alle Verfahren, Aufzeichnungen und Nachweise aktuell und zugänglich sind und die tatsächliche Praxis des Unternehmens widerspiegeln. Ein veraltetes oder inkonsistentes Dokumentationssystem ist einer der Hauptgründe für Punktverluste.

Schulen und sensibilisieren Sie Ihr Team. Der Auditor prüft nicht nur Dokumente; er befragt auch das Personal im Werk und beobachtet die Praxis vor Ort. Die Lebensmittelsicherheitskultur, einer der in Version 8 verstärkten Aspekte, wird genau anhand dieser Interaktionen bewertet.

Managen Sie Allergene und Rückverfolgbarkeit korrekt. Diese beiden Bereiche verursachen häufig die meisten Abweichungen. Stellen Sie sicher, dass die Verfahren eingeführt sind, dem Personal bekannt sind und systematisch dokumentiert werden.

Elige organismos de certificación acreditados. Solo las empresas certificadoras reconocidas por IFS pueden emitir el certificado oficial. Consulta el registro oficial en la web de IFS Certification (IFS, s.f.) para seleccionar un organismo adecuado a tu sector y tamaño de empresa.

Si quieres ampliar información sobre los diferentes estándares de certificación de calidad alimentaria y cómo se relacionan entre sí, te recomendamos visitar nuestra sección sobre Qualitätsnormen und -standards.

Cómo Solved reúne evidencias y registros para IFS

Uno de los mayores desafíos que enfrentan los responsables de calidad en la preparación de una auditoría IFS no es tanto saber qué hay que hacer, sino demostrar de forma ordenada y trazable que se está haciendo. Aquí es donde un software de calidad como Solved marca la diferencia.

Con Solved, todos los registros de control —desde las verificaciones del APPCC hasta los análisis de producto, pasando por las incidencias, las no conformidades o los registros de formación— se centralizan en una única plataforma digital. Esto elimina la dependencia de hojas de cálculo dispersas, carpetas físicas o correos electrónicos, y garantiza que la información esté disponible en tiempo real para cualquier miembro del equipo autorizado.

Durante una auditoría IFS, el auditor solicitará evidencias de múltiples requisitos de forma simultánea y en tiempo reducido. Solved permite filtrar y exportar registros por fecha, proceso o tipo de control en segundos, lo que reduce drásticamente el tiempo de respuesta y transmite una imagen de organización y control que influye positivamente en la valoración final.

Además, el módulo de gestión de no conformidades y acciones correctoras de Solved facilita demostrar el ciclo de mejora continua que IFS exige, asegurando que cada desviación quede documentada, asignada a un responsable y resuelta dentro de los plazos establecidos.

En definitiva, preparar y mantener la certificación IFS Food es un proceso continuo que requiere disciplina operativa y herramientas adecuadas. Con la combinación de una buena planificación interna y el apoyo de una solución digital como Solved, convertir la auditoría en una oportunidad de mejora —y no en una fuente de estrés— está completamente al alcance de tu equipo.

Quellen

• International Featured Standards. (s.f.). IFS Certification. https://www.ifs-certification.com/