Qualitätsaudit ohne Fehler und böse Überraschungen

Qualitätsaudit ohne Fehler und böse Überraschungen

Wenn Sie in der Lebensmittelbranche arbeiten, löst das Wort Qualitätsaudit bei Ihnen wahrscheinlich eine Mischung aus Respekt und Unbehagen aus. Fernab eines gefürchteten Verwaltungsakts ist ein gut vorbereitetes Audit jedoch eines der wertvollsten Instrumente, um die Lebensmittelsicherheit zu gewährleisten, interne Prozesse zu verbessern und Kunden sowie Aufsichtsbehörden zu zeigen, dass Ihr Unternehmen sorgfältig arbeitet. In diesem Artikel erklären wir, was es ist, wofür es dient und wie Sie es ohne Fehler und böse Überraschungen angehen.

Was ein Qualitätsaudit ist und wofür es dient

Eine Qualitätsaudit ist ein systematischer, dokumentierter und unabhängiger Prozess, der bewertet, inwieweit eine Organisation die in ihrem Qualitätsmanagementsystem festgelegten Anforderungen erfüllt, seien sie normativ, gesetzlich oder intern. Es handelt sich nicht um eine punktuelle Inspektion, sondern um eine strukturierte Analyse, die Verfahren, Aufzeichnungen, Anlagen und tatsächliche Praktiken untersucht.

Wofür dient ein Qualitätsaudit? Die Hauptziele sind vielfältig: Abweichungen erkennen, bevor sie zu ernsten Problemen werden, Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung erkennen, die Einhaltung der geltenden Gesetzgebung überprüfen und das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern stärken. Letztlich ist ein Qualitätsmanagementaudit wirkt wie ein Spiegel, der den tatsächlichen Zustand des Systems objektiv zeigt.

Im Lebensmittelsektor gewinnt dieser Prozess eine besondere Dimension, da er unmittelbar mit der Sicherheit der Verbraucher verbunden ist. Wie es die Verordnung (EG) Nr. 178/2002 zur Festlegung der allgemeinen Grundsätze und Anforderungen des Lebensmittelrechts (Verordnung [EG] 178/2002, 2002) festlegt, sind Lebensmittelunternehmer in erster Linie dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die von ihnen vermarkteten Produkte die Sicherheitsanforderungen erfüllen. Audits sind genau der Mechanismus, mit dem überprüft werden kann, ob diese Verantwortung wirksam wahrgenommen wird.

Arten von Qualitätsaudits: intern, extern und Lieferantenaudit

Nicht alle Qualitätsaudits sind gleich. Je nachdem, wer sie durchführt und welchen Umfang sie haben, lassen sich drei große Typen unterscheiden. Wenn Sie die Unterschiede genauer kennenlernen möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel über Arten von Qualitätsaudits.

Internes Audit: Es wird von Mitarbeitenden der eigenen Organisation oder eigens dafür beauftragten Auditoren durchgeführt, die jedoch unabhängig vom auditierten Bereich handeln. Ziel ist es, die Funktionsweise des Managementsystems zu bewerten, bevor dies ein Dritter tut. Es ist das perfekte Instrument für die kontinuierliche Verbesserung und die Vorbereitung auf externe Zertifizierungen. Normen wie ISO 22000 und ISO 9001 (ISO, o. J.) verlangen, dass Organisationen interne Audits in geplanten Abständen durchführen, um sicherzustellen, dass das System konform und wirksam ist.

Externes Audit bzw. Audit zweiter/dritter Partei: Es wird von Kunden (zweite Partei) oder akkreditierten Zertifizierungsstellen (dritte Partei) durchgeführt. Diese Art von Audits führt zu international anerkannten Zertifizierungen wie BRCGS, IFS oder FSSC 22000, die Türen zu großen Handelsketten und internationalen Märkten öffnen.

Lieferantenaudit: Lebensmittelunternehmen sind auf eine weitverzweigte Lieferkette angewiesen. Die Auditierung kritischer Lieferanten ermöglicht es zu überprüfen, ob die eingehenden Rohstoffe oder Dienstleistungen die geforderten Standards erfüllen, wodurch das Risiko von Abweichungen im Produktionsprozess verringert wird.

Phasen des Auditprozesses: vom Plan zum Bericht

Ein gut durchgeführtes Qualitätsaudit folgt einem klaren Ablauf. Die Kenntnis der einzelnen Phasen ermöglicht es, vorausschauend zu planen, die Dokumentation rechtzeitig zu organisieren und Hektik in letzter Minute zu vermeiden.

1. Planung: Alles beginnt mit der Erstellung des Auditplans. In dieser Phase werden der Umfang, die Ziele, die zu bewertenden Kriterien, der Zeitplan und das Auditteam festgelegt. Ein detaillierter Plan verringert die Improvisation und stellt sicher, dass kein Bereich ungeprüft bleibt.

2. Vorbereitung und Dokumentenprüfung: Vor dem Vor-Ort-Besuch prüft das Auditteam die vorhandene Dokumentation: Verfahren, Aufzeichnungen, Ergebnisse früherer Audits und Korrekturmaßnahmen. Diese vorbereitende Phase ermöglicht es, Unstimmigkeiten auf dem Papier zu erkennen und die Auditzeit auf die kritischen Punkte zu konzentrieren.

3. Durchführung: Dies ist die Phase der Arbeit vor Ort. Die Auditoren beobachten die Anlagen und Prozesse direkt, befragen das Personal und prüfen, ob die tatsächliche Praxis mit der Dokumentation übereinstimmt. Hier werden die Feststellungen identifiziert: Konformitäten, Abweichungen und Verbesserungsmöglichkeiten.

4. Kommunikation der Feststellungen: Zum Abschluss des Audits findet ein Abschlussgespräch statt, in dem die Feststellungen dem Team des Unternehmens vorgestellt werden. Transparenz ist in dieser Phase entscheidend, damit die Verantwortlichen die festgestellten Probleme verstehen und schnell handeln können.

5. Auditbericht: Der Auditor erstellt einen formellen Bericht mit allen klassifizierten Feststellungen, den unterstützenden Nachweisen und den entsprechenden Empfehlungen. Dieses Dokument ist die Grundlage für den Plan der Korrekturmaßnahmen.

6. Nachverfolgung und Abschluss: Ein Audit endet nicht mit dem Bericht. Der Qualitätsleiter muss die festgestellten Abweichungen bearbeiten, Korrekturmaßnahmen umsetzen und deren Wirksamkeit innerhalb der vereinbarten Fristen überprüfen. Ohne diese Phase verliert das Audit einen Großteil seines Wertes.

Wenn Sie eine ausführlichere Anleitung zur Organisation dieses Prozesses wünschen, lesen Sie unseren Artikel über wie Sie ein internes Qualitätsaudit Schritt für Schritt durchführen.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden, indem Sie Checklisten und Feststellungen digitalisieren

Selbst die erfahrensten Qualitätsteams können bestimmten Fehlern erliegen, die den Wert der Qualitätsaudits. Sie zu erkennen ist der erste Schritt, um sie zu überwinden.

Unzureichende Vorbereitung: Einer der häufigsten Fehler besteht darin, der Prüfung der Dokumentation vor dem Audit nicht genügend Zeit zu widmen. Die Arbeit mit veralteten Aufzeichnungen oder Verfahren, die die Realität des Prozesses nicht widerspiegeln, führt zu vermeidbaren Feststellungen. Die Lösung besteht darin, das Managementsystem das ganze Jahr über lebendig zu halten, nicht nur, wenn der Audittermin näher rückt.

Schwer zu verwaltende Papier-Checklisten: Papierbasierte Checklisten gehen verloren, verschleißen und sind schwer aggregiert auszuwerten. Wenn es darum geht, die Einhaltung gegenüber einem externen Auditor nachzuweisen, kann die Suche nach dem richtigen Nachweis zwischen Ordnern und physischen Akten zu einem Albtraum werden. Die Digitalisierung der Checklisten ermöglicht den sofortigen Zugriff auf die Informationen, das Filtern nach Bereich oder Prozess und den Nachweis der Compliance-Historie mit wenigen Klicks.

Reaktive Bearbeitung von Feststellungen: Eine Abweichung zu notieren und sie bis zum nächsten Audit zu vergessen, ist ein Fehler, der sich zu häufig wiederholt. Ein digitales System zur Verwaltung von Feststellungen weist Verantwortliche zu, legt Fristen fest und versendet automatische Erinnerungen, wodurch sichergestellt wird, dass Korrekturmaßnahmen fristgerecht abgeschlossen werden.

Fehlende Rückverfolgbarkeit der Nachweise: Bei einem externen Audit kann der Auditor Nachweise aus jedem beliebigen Zeitpunkt des Jahres anfordern. Ohne ein zentrales Tool kann das Auffinden dieser konkreten Aufzeichnung Stunden dauern. Mit einer digitalen Plattform wie Solved ist die gesamte Dokumentation mit dem entsprechenden Prozess verknüpft und in Sekunden abrufbar.

Mangelhafte Kommunikation zwischen Abteilungen: Das Qualitätsaudit ist nicht nur Sache der Qualitätsabteilung. Auch Produktion, Logistik, Einkauf und Instandhaltung werden bewertet. Wenn die Kommunikation zwischen den Bereichen versagt, entstehen Widersprüche zwischen dem, was ein Verantwortlicher sagt, und dem, was die Dokumentation zeigt. Alle Abteilungen in die tägliche Qualitätskultur einzubinden, ist entscheidend, um solche Situationen zu vermeiden.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein Qualitätsaudit ohne Fehler und böse Überraschungen ist keine Frage des Glücks, sondern das Ergebnis konstanter Vorbereitung, eines geordneten Dokumentenmanagements und der Unterstützung durch digitale Tools, die die tägliche Arbeit des Qualitätsleiters erleichtern. Die Technologie ersetzt nicht die fachliche Beurteilung, beseitigt aber unnötige Bürokratie und schafft Zeit für das, was wirklich zählt: das System zu verbessern und die Lebensmittelsicherheit zu gewährleisten.

Quellen

• Internationale Organisation für Normung. (o. J.). ISO 22000 und ISO 9001. https://www.iso.org/
• Verordnung (EG) Nr. 178/2002 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 28. Januar 2002 zur Festlegung der allgemeinen Grundsätze und Anforderungen des Lebensmittelrechts. (2002). https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2002/178/oj?locale=es