Auditoria interna de qualidade: guia e checklist

Auditoria interna de qualidade sem sustos

A auditoria interna de qualidade é uma das ferramentas mais poderosas ao dispor de um responsável da qualidade na indústria agroalimentar. Ainda assim, continua a gerar alguma tensão nas equipas sempre que a data se aproxima. A boa notícia é que, com um planeamento sólido e o apoio da tecnologia adequada, este processo pode tornar-se numa rotina cómoda, útil e até reveladora. Este artigo explica como o fazer, passo a passo, sem correrias de última hora nem surpresas desagradáveis.

Para que serve uma auditoria interna de qualidade

Antes de falar sobre como realizar uma auditoria interna, convém ter claro para que serve. Uma auditoria interna não é uma inspeção punitiva nem um trâmite burocrático a superar. É, essencialmente, um exercício de autoavaliação: uma oportunidade para que a própria organização verifique se os seus processos cumprem os requisitos estabelecidos, se os procedimentos são aplicados corretamente e se o sistema de gestão da qualidade está a funcionar como deveria.

No setor agroalimentar, esta prática é especialmente relevante. As empresas devem garantir não só a conformidade com as suas próprias normas internas, mas também com a legislação em vigor e com os requisitos de normas como ISO 9001 e ISO 22000 (ISO, s.d.), BRCGS (BRCGS, s.d.) ou IFS, entre outras. As auditorias internas são, precisamente, o mecanismo que permite detetar desvios antes de estes se tornarem não conformidades graves ou, pior ainda, problemas que afetem a segurança alimentar.

Além disso, uma auditoria interna bem executada fornece informação valiosa para a melhoria contínua: identifica ineficiências, deteta riscos latentes e gera evidências objetivas que reforçam a cultura da qualidade em toda a organização.

Como planeá-la e preparar o checklist

O sucesso de uma auditoria interna começa muito antes do dia em que é realizada. O planeamento é a chave. O primeiro passo é estabelecer um programa de auditorias internas anual, no qual se definam os processos ou áreas a auditar, a frequência, os auditores responsáveis e o calendário. Este programa deve ter em conta a criticidade de cada processo, os resultados de auditorias anteriores e qualquer alteração significativa na organização.

Se a sua empresa trabalha ao abrigo da norma ISO 9001, este programa é um requisito explícito. A norma exige que as auditorias internas sejam planeadas, executadas e documentadas de forma sistemática, cobrindo todos os processos do sistema de gestão ao longo do tempo. Pode encontrar mais informação sobre os requisitos específicos no nosso artigo sobre auditoria interna ISO 9001.

Depois de definido o programa, chega o momento de preparar o checklist ou lista de verificação. Este documento é a bússola do auditor durante a visita: reúne todas as perguntas, evidências a rever e critérios de avaliação. Um bom checklist deve:

• Basear-se nos requisitos aplicáveis (norma, legislação, procedimentos internos).
• Cobrir tanto a documentação como a prática real na fábrica.
• Ser suficientemente detalhado para não deixar pontos cegos, mas sem se tornar num questionário interminável.
• Adaptar-se ao processo ou área específica a auditar.

Preparar o checklist com antecedência também permite que o auditado saiba o que vai ser revisto e tenha preparada a documentação necessária, o que reduz o stress e agiliza muito a jornada.

Execução, resultados e relatório

No dia da auditoria, o trabalho do auditor consiste em reunir evidências objetivas que permitam avaliar se o sistema funciona como previsto. Isto implica rever registos e documentos, observar as práticas na fábrica, entrevistar o pessoal envolvido e confrontar o que é dito com o que realmente se faz.

Durante a execução, é fundamental manter uma atitude profissional e construtiva. O objetivo não é procurar culpados, mas sim identificar oportunidades de melhoria. Um auditor interno eficaz sabe fazer as perguntas certas, escuta ativamente e regista os seus resultados com precisão e objetividade.

Os resultados podem classificar-se em várias categorias: conformidades, não conformidades (maiores ou menores) e observações ou áreas de melhoria. Cada resultado deve estar sustentado por evidências concretas: um registo em falta, um procedimento que não é seguido, uma temperatura fora do intervalo documentada. Sem evidência, não há resultado válido.

No final da auditoria, o auditor elabora o relatório de auditoria, um documento que reúne o âmbito, a metodologia, os resultados identificados, as evidências associadas e as conclusões gerais. Este relatório é a base para as ações corretivas que decorrerão do processo e constitui um registo essencial do sistema de gestão.

Importa recordar que, tal como estabelece o Regulamento (CE) n.º 852/2004 relativo à higiene dos géneros alimentícios (Regulamento [CE] n.º 852/2004, 2004), os operadores de empresas do setor alimentar devem implementar e manter procedimentos baseados nos princípios do HACCP e demonstrar documentalmente a sua eficácia. As auditorias internas são um dos mecanismos que permitem evidenciar esse cumprimento de forma sistemática.

Para conhecer o processo completo com mais detalhe, recomendamos-lhe o nosso artigo como realizar uma auditoria de qualidade interna passo a passo, onde detalhamos cada fase com exemplos práticos.

Como gerir constatações e evidências no Solved

Um dos pontos mais críticos de qualquer auditoria interna é o que acontece depois: a gestão das constatações. Abrir uma não conformidade, atribuir um responsável, definir um prazo, definir a ação corretiva, verificar a sua eficácia e encerrar a constatação com evidências. Um processo que, quando é gerido em papel ou em folhas de cálculo dispersas, consome tempo, gera erros e dificulta o acompanhamento.

No Solved, todas estas tarefas centralizam-se numa única plataforma concebida especificamente para responsáveis da qualidade na indústria agroalimentar. Com o Solved pode:

• Planear o seu programa de auditorias internas de forma visual, atribuindo datas, auditores e âmbito a cada auditoria.
• Executar a auditoria com checklists digitais, preenchíveis a partir de qualquer dispositivo, com possibilidade de anexar fotografias e documentos como evidência diretamente a partir da fábrica.
• Registar constatações em tempo real, classificá-los por gravidade e associá-los automaticamente às ações corretivas correspondentes.
• Acompanhar o estado de cada constatação: aberto, em curso, pendente de verificação ou encerrado, com alertas automáticos para que nenhum prazo se perca.
• Gerar relatórios automáticos prontos para apresentar à direção ou a auditores externos, com toda a rastreabilidade do processo documentada.

O resultado é um sistema de auditorias internas que funciona de forma contínua e organizada, sem depender da memória de ninguém nem de ficheiros que se perdem. Quando chegar a próxima auditoria externa, todas as evidências estarão acessíveis, organizadas e com o histórico completo ao alcance de um clique.

Uma auditoria interna de qualidade não tem de ser um momento de tensão. Com o planeamento correto, os checklists adequados, uma equipa bem formada e uma ferramenta como o Solved que centraliza toda a gestão, pode tornar-se um dos ativos mais valiosos do seu sistema de qualidade. O susto desaparece quando o processo está sob controlo.

Referências

• Regulamento (CE) n.o 852/2004 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 29 de abril de 2004, relativo à higiene dos géneros alimentícios. (2004). https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2004/852/oj?locale=es
• Organização Internacional de Normalização. (s.d.). ISO 22000 e ISO 9001. https://www.iso.org/