7 KPIs zur Qualitätskontrolle, die wirklich zählen

7 KPIs zur Qualitätskontrolle, die wirklich zählen

In der Lebensmittelindustrie ist die Steuerung der Qualität ohne konkrete Daten wie Autofahren mit geschlossenen Augen. Die KPIs zur Qualitätskontrolle sind der Kompass, der es Qualitätsleitern ermöglicht, fundierte Entscheidungen zu treffen, Abweichungen zu erkennen, bevor sie zu größeren Problemen werden, und den tatsächlichen Wert der Abteilung gegenüber der Geschäftsführung zu belegen. Allerdings bieten nicht alle Kennzahlen den gleichen Nutzen: Die richtigen auszuwählen, macht den Unterschied zwischen einem reaktiven und einem wirklich präventiven Managementsystem aus.

Was ist ein Qualitäts-KPI und warum sollte man ihn messen?

Ein Qualitäts-KPI (Key Performance Indicator) ist eine quantifizierbare Kennzahl, die die Leistung der Prozesse in den Bereichen Lebensmittelsicherheit, Konformität und kontinuierliche Verbesserung in einem Lebensmittelunternehmen widerspiegelt. Es geht nicht darum, Daten um ihrer selbst willen anzuhäufen, sondern jene Qualitätsindikatoren auszuwählen, die die Entscheidungsfindung wirklich lenken.

Messen ist die Grundlage jedes soliden Managementsystems. Wie es die Verordnung (EG) Nr. 178/2002 zur Festlegung der allgemeinen Grundsätze und Anforderungen des Lebensmittelrechts (Verordnung [EG] 178/2002, 2002) festlegt, müssen Lebensmittelunternehmer die Rückverfolgbarkeit und Kontrolle in allen Phasen der Produktion, Verarbeitung und Verteilung gewährleisten. Ohne klar definierte Kennzahlen wird die Erfüllung dieser Anforderung zu einer nahezu unmöglichen Aufgabe.

Die KPIs zur Lebensmittelqualität erleichtern zudem die Kommunikation mit anderen Abteilungen und der Geschäftsleitung, da sie die technische Komplexität der Qualitätsarbeit in verständliche und vergleichbare Zahlen übersetzen. Außerdem sind sie bei internen und externen Audits unverzichtbar, wo zahlenbasierte Nachweise unerlässlich sind.

Die 7 wesentlichen KPIs zur Qualitätskontrolle

Im Folgenden werden die sieben Kennzahlen vorgestellt, die jeder Qualitätsleiter in der Lebensmittelindustrie systematisch verfolgen sollte.

1. Anzahl der erfassten Abweichungen
Diese Kennzahl misst, wie viele Abweichungen von den festgelegten Standards in einem bestimmten Zeitraum auftreten. Sie lässt sich nach Bereich, Prozess oder Art der Störung aufschlüsseln. Ein anhaltender Anstieg der Abweichungen zeigt, dass im System etwas nicht richtig funktioniert; ein schrittweiser Rückgang deutet darauf hin, dass die Korrekturmaßnahmen wirken.

2. Durchschnittliche Bearbeitungszeit von Abweichungen
Es reicht nicht, Probleme zu erkennen: Sie müssen auch schnell gelöst werden. Dieser KPI misst die Zeit zwischen der Eröffnung einer Abweichung und ihrem tatsächlichen Abschluss. Lange Zeiten können auf Engpässe bei der Zuweisung von Verantwortlichkeiten oder bei der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen hindeuten. Diese Kennzahl zu senken, ist entscheidend, um die Auswirkungen von Abweichungen auf die Produktion und die Produktsicherheit zu minimieren.

3. Störungen pro Charge oder Referenz
Diese Qualitätskennzahl setzt die Anzahl der erkannten Störungen mit jeder Charge oder Produktreferenz in Beziehung. Sie zeigt, ob sich die Probleme auf bestimmte Rohstoffe, bestimmte Fertigungslinien oder bestimmte Lieferanten konzentrieren. Sie ist besonders wertvoll, um Verbesserungsmaßnahmen auf die Punkte mit dem höchsten Risiko auszurichten.

4. Erfüllungsquote bei Audits
Misst, in welchem Maß die geprüften Prozesse und Verfahren die festgelegten Anforderungen erfüllen, seien sie intern oder abgeleitet aus Normen wie ISO 22000 und ISO 9001 (ISO, o. J.). Eine hohe Erfüllungsquote spiegelt die Reife des Managementsystems wider; eine niedrige zeigt vorrangige Verbesserungsbereiche auf. Dieser KPI ermöglicht zudem den Vergleich der Entwicklung zwischen Audit-Zyklen und die Rechtfertigung von Investitionen in Schulungen oder Ressourcen.

5. Kundenreklamationsquote
Reklamationen sind eine wertvolle externe Informationsquelle. Dieser KPI misst die Anzahl der eingegangenen Reklamationen im Verhältnis zur gelieferten oder verkauften Produktmenge. Eine hohe Quote kann auf Mängel bei der Endqualitätskontrolle, bei der Kennzeichnung, in der Kühlkette oder im Allergenmanagement hinweisen, unter anderen Faktoren. Sie zu senken, wirkt sich direkt auf die Kundenzufriedenheit und den Ruf des Unternehmens aus.

6. Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen
Nicht jede Korrekturmaßnahme beseitigt das Problem endgültig. Diese Kennzahl misst, welcher Anteil der umgesetzten Maßnahmen die Abweichung wirksam behoben hat, ohne dass sie sich innerhalb eines festgelegten Zeitraums wiederholt. Eine geringe Wirksamkeit deutet darauf hin, dass die Ursachenanalyse nicht tiefgehend genug ist oder dass die gewählten Lösungen das eigentliche Problem nicht angehen.

7. Anteil fristgerecht abgeschlossener Aufzeichnungen
Die Kontrollaufzeichnungen — Temperaturen, Reinigungen, PCC-Prüfungen, analytische Kontrollen — bilden das Rückgrat der Qualitätsdokumentation. Zu messen, welcher Anteil dieser Aufzeichnungen fristgerecht vervollständigt wird, ermöglicht es, Defizite in der betrieblichen Disziplin zu erkennen und zu handeln, bevor ein Audit dokumentarische Lücken aufdeckt.

Wie Sie realistische Ziele für Ihre Qualitätskennzahlen festlegen

Ziele festzulegen ist genauso wichtig wie die Auswahl der Kennzahlen. Ein schlecht kalibriertes Ziel kann im Team Frustration erzeugen oder, im gegenteiligen Extrem, ein falsches Gefühl von Kontrolle. Um realistische Ziele zu setzen, empfiehlt es sich, folgende Kriterien zu beachten:

Gehen Sie von der aktuellen Ausgangsbasis aus. Bevor Sie ein Ziel festlegen, analysieren Sie die Historie der letzten sechs bis zwölf Monate. Ohne Referenzdaten ist jedes Ziel willkürlich.

Wenden Sie die SMART-Methode an. Ziele müssen spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert sein. Zum Beispiel: „Die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Abweichungen im nächsten Quartal von 12 auf 8 Tage senken“ ist ein SMART-Ziel; „die Qualität verbessern“ ist es nicht.

Beziehen Sie die operativen Teams mit ein. Die Verantwortlichen für Produktion, Logistik oder Instandhaltung spielen eine Schlüsselrolle bei der Erfüllung der KPIs zur Lebensmittelqualität. Die gemeinsame Festlegung der Ziele fördert das Engagement und erleichtert das Erkennen realer Hindernisse.

Überprüfen und passen Sie regelmäßig an. Ein Ziel, das vor sechs Monaten ambitioniert war, kann nach der Einführung einer neuen Fertigungslinie oder einem Lieferantenwechsel überholt sein. Vierteljährliche oder halbjährliche Überprüfungen halten die KPIs mit der betrieblichen Realität in Einklang.

Wie Sie die Überwachung von KPIs mit Dashboards in Solved automatisieren

Das größte Hindernis für die wirksame Überwachung von Qualitätskennzahlen ist nicht der Datenmangel, sondern die Zeit, die es kostet, sie zu sammeln, zu organisieren und sinnvoll darzustellen. Wenn Aufzeichnungen auf Papier, in Tabellen oder verstreuten E-Mails verwaltet werden, wird die Berichterstellung zu einer manuellen, fehleranfälligen Aufgabe, die jede Woche Stunden in Anspruch nehmen kann.

Solved bietet eine digitale Umgebung, die speziell für die Lebensmittelindustrie entwickelt wurde und in der alle Qualitätsdaten zentralisiert und in umsetzbare Informationen verwandelt werden. Über sein Dashboard-Modullässt sich der Status der wichtigsten KPIs in Echtzeit visualisieren: offene Abweichungen, Entwicklung der Bearbeitungszeit, Erfüllungsgrad bei Aufzeichnungen oder Störungen pro Charge, unter anderem.

Dank der Automatisierung von Qualitätsberichtenmüssen die Verantwortlichen keine Zeit mehr damit verbringen, Tabellen und Diagramme manuell zu erstellen. Das System generiert automatisch regelmäßige Berichte mit aktuellen Daten, bereit zum Teilen mit der Geschäftsführung oder zur Vorlage bei einem Audit. Das spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch das Risiko menschlicher Fehler und gewährleistet die Rückverfolgbarkeit der Informationen.

Der Schlüssel liegt nicht darin, mehr Daten zu haben, sondern die richtigen Daten zu haben, organisiert und genau dann zugänglich, wenn sie gebraucht werden. Mit den sieben in diesem Artikel beschriebenen KPIs zur Qualitätskontrolle und einem Werkzeug wie Solved zur Automatisierung ihrer Überwachung kann Ihre Qualitätsabteilung vom Brände löschen zur Führung der kontinuierlichen Verbesserung mit soliden Nachweisen übergehen.

Quellen

• Internationale Organisation für Normung. (o. J.). ISO 22000 und ISO 9001. https://www.iso.org/
• Verordnung (EG) Nr. 178/2002 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 28. Januar 2002 zur Festlegung der allgemeinen Grundsätze und Anforderungen des Lebensmittelrechts. (2002). https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2002/178/oj?locale=es