Trazabilidad

Trazabilidad ascendente y descendente: guía práctica

Por Claudia · · 7 min de lectura

Trazabilidad ascendente y descendente: guía práctica

Trazabilidad ascendente y descendente: guía práctica

La trazabilidad ascendente y descendente es uno de los pilares sobre los que se sostiene cualquier sistema de seguridad alimentaria sólido. Sin embargo, muchos responsables de calidad descubren que su sistema falla justo cuando más lo necesitan: en medio de una auditoría o, peor aún, ante una alerta alimentaria real. Esta guía práctica te explica qué implica cada dirección de la trazabilidad, dónde suelen romperse las cadenas y cómo construir un sistema que resista la prueba del cronómetro.

Qué es la trazabilidad ascendente (hacia atrás) y qué tienes que poder demostrar de cada proveedor

La trazabilidad ascendente —también llamada trazabilidad hacia atrás— consiste en la capacidad de reconstruir el origen de un producto o ingrediente a partir de cualquier punto de la cadena de producción. Dicho de forma sencilla: si hoy tienes un problema con el lote X de un queso fresco, la trazabilidad ascendente te permite responder en minutos a preguntas como: ¿de qué granja procede la leche?, ¿qué aditivos se incorporaron?, ¿qué proveedor los suministró y en qué fecha?

Tal y como establece el Reglamento (CE) n.º 178/2002, relativo a los principios generales de la legislación alimentaria (Reglamento [CE] 178/2002, 2002), los operadores de empresas alimentarias deben poder identificar a cualquier persona que les haya suministrado un alimento, un pienso, un animal productor de alimentos o cualquier sustancia incorporada en dichos alimentos. Esta obligación no es opcional: es la base legal de la trazabilidad en toda la Unión Europea.

En la práctica, lo que debes poder demostrar de cada proveedor incluye al menos los siguientes elementos: nombre y datos de contacto del proveedor, número de lote del suministro recibido, fecha de recepción, cantidad y unidades, resultado de los controles de recepción realizados y cualquier incidencia registrada en esa entrega. Si este bloque de información no está disponible de forma inmediata y vinculada al lote interno que generaste, tu trazabilidad ascendente tiene una grieta.

Qué es la trazabilidad descendente (hacia delante) y por qué es la que salva una retirada de producto

La trazabilidad descendente o trazabilidad hacia delante trabaja en la dirección contraria: desde el origen hasta el destino final. Su pregunta esencial es: ¿adónde fue este lote?, ¿a qué clientes o canales se distribuyó?, ¿queda stock en algún punto de la cadena?

Esta es la dirección de la trazabilidad que literalmente salva una retirada de producto. Cuando se detecta una contaminación o una no conformidad grave, disponer de una lista completa y actualizada de destinatarios en menos de cuatro horas puede marcar la diferencia entre una retirada controlada y un escándalo de comunicación. El coste económico y reputacional de no poder localizar un lote a tiempo es siempre mayor que cualquier inversión en un sistema de trazabilidad bien estructurado.

Para que la trazabilidad descendente sea efectiva, necesitas registrar: número de lote interno del producto terminado, fecha de fabricación y caducidad, albaranes de salida vinculados a ese lote, clientes destinatarios con datos de contacto actualizados, cantidad enviada a cada destino y, cuando aplique, número de lote del cliente si se trata de un operador intermedio. Sin estos datos conectados entre sí, la cadena se convierte en un conjunto de registros aislados que no sirven para actuar con rapidez.

Trazabilidad interna: el eslabón que casi nadie documenta y el que rompe la cadena

Entre la trazabilidad ascendente y la descendente existe un tercer eslabón que con frecuencia recibe menos atención: la trazabilidad interna. Este concepto hace referencia a la capacidad de conectar las materias primas recibidas con el producto terminado que sale de la planta, pasando por todas las etapas de transformación: mezclas, tratamientos térmicos, envasado, reprocesado, cambios de lote por merma, etc.

La trazabilidad interna es el puente entre las otras dos. Si no existe o está mal documentada, puedes saber de dónde viene la materia prima y adónde fue el producto terminado, pero no podrás demostrar la conexión entre ambos extremos. Eso es exactamente lo que detectan los auditores más experimentados y lo que hace inútil el sistema en el momento crítico.

Los errores más habituales en la trazabilidad interna son: no registrar los cambios de lote cuando se mezclan ingredientes de diferentes recepciones, no documentar los reprocesados, utilizar denominaciones de lote distintas en diferentes registros del mismo proceso o mantener esta información en papel y en formatos no estandarizados. Si alguno de estos puntos te resulta familiar, es el momento de revisar el sistema antes de que lo haga un inspector.

El simulacro de trazabilidad: cómo probar en menos de cuatro horas que tu sistema funciona

La mejor forma de saber si tu trazabilidad funciona es someterla a un simulacro real antes de que alguien externo lo haga por ti. Los estándares de referencia del sector, como BRCGS Global Standards (BRCGS, s.f.), exigen que las empresas realicen ejercicios periódicos de trazabilidad completos y que los resultados queden documentados, incluyendo el tiempo empleado.

Un simulacro de trazabilidad eficaz sigue estos pasos: en primer lugar, elige un lote de producto terminado al azar —o pide a alguien externo al equipo que lo elija—. A continuación, lanza el ejercicio en ambas direcciones: hacia atrás, para identificar todas las materias primas y proveedores implicados, y hacia delante, para localizar todos los clientes o destinos que recibieron ese lote. Documenta el tiempo que tarda cada paso y registra cualquier información que no hayas podido recuperar de forma inmediata.

El objetivo es completar el ejercicio en menos de cuatro horas, que es el margen habitual que contemplan los protocolos de crisis alimentaria para tomar decisiones de retirada. Si superas ese umbral, el simulacro te está indicando exactamente dónde debes actuar. Repite el ejercicio al menos una vez al año y cada vez que introduzcas cambios significativos en procesos, proveedores o sistemas de registro.

Cómo enlazar lote, incidencia y proveedor en Solved para que la cadena no dependa de un Excel

El talón de Aquiles de muchos sistemas de trazabilidad agroalimentaria no es la falta de datos, sino la fragmentación de esos datos en hojas de cálculo independientes, carpetas compartidas o registros en papel que nadie actualiza en tiempo real. Cuando llega el momento de la verdad, reconstruir la cadena se convierte en un trabajo manual de horas que genera errores y genera tensión en el equipo.

Solved permite estructurar la trazabilidad de forma que el lote, la incidencia y el proveedor estén conectados en un único sistema. Cuando se registra una recepción de materia prima, el número de lote del proveedor queda vinculado al lote interno generado en planta. Si durante el proceso se registra una incidencia o una no conformidad, el sistema la asocia automáticamente al lote afectado y, a través de él, al proveedor correspondiente. Del mismo modo, cuando el producto sale hacia el cliente, el albarán queda enlazado con el lote de producto terminado y con todas las materias primas que lo componen.

El resultado práctico es que puedes lanzar un ejercicio de trazabilidad ascendente y descendente desde cualquier punto de la cadena y obtener el árbol completo en cuestión de minutos, no de horas. Si quieres profundizar en los conceptos fundamentales, puedes consultar nuestra definición de trazabilidad ascendente y descendente en el glosario o leer el artículo sobre trazabilidad alimentaria: qué es y cómo gestionarla bien.

Un sistema de trazabilidad que depende de un Excel siempre es tan fiable como la última vez que alguien lo actualizó. Construir la cadena sobre una plataforma integrada no es un lujo tecnológico: es la condición mínima para que la trazabilidad cumpla su función real, que no es pasar una auditoría, sino proteger a las personas y a tu empresa cuando algo sale mal.

Referencias