Auditorias de qualidade alimentar: como preparar-se sem stress

Auditorias de qualidade alimentar: como preparar-se sem stress

Para qualquer responsável da qualidade do setor agroalimentar, as auditorias de qualidade alimentar representam um dos momentos de maior tensão do ano. Semanas de revisão documental, revisão de registos, procura de evidências… e a sensação constante de que algo pode escapar. No entanto, com uma estratégia adequada e as ferramentas certas, é perfeitamente possível chegar a uma auditoria externa com confiança e sem sobressaltos. Neste artigo contamos-lhe como consegui-lo.

O que procuram os auditores numa empresa alimentar

Antes de preparar qualquer auditoria, é fundamental perceber o que um auditor externo realmente avalia quando entra na sua fábrica. Não se trata só de comprovar que tem os papéis em ordem: os auditores querem ver que o seu sistema de gestão da qualidade é real, coerente e está vivo no dia a dia da organização.

Em termos gerais, qualquer auditoria de qualidade alimentar —seja IFS Food, BRC/BRCGS o FSSC 22000— avalia os mesmos grandes pilares:

• Gestão documental: procedimentos atualizados, registos completos e rastreáveis, versões em vigor dos documentos-chave.
• Sistema HACCP: análise de perigos atualizada, pontos de controlo críticos definidos e monitorizados, ações corretivas documentadas.
• Pré-requisitos: controlo de pragas, limpeza e desinfeção, manutenção de instalações, controlo da água, higiene do pessoal.
• Rastreabilidade: capacidade de seguir o rasto de um lote desde a matéria-prima até ao produto final e vice-versa.
• Gestão de não conformidades e ações corretivas: evidência de que os problemas são detetados, analisados e resolvidos de forma sistemática.
• Envolvimento da direção: os auditores verificam que a cultura da qualidade impregna toda a empresa, não só o departamento de qualidade.

O Regulamento (CE) n.º 852/2004 relativo à higiene dos géneros alimentícios (Regulamento [CE] n.º 852/2004, 2004) estabelece a obrigação de implementar e manter procedimentos baseados nos princípios do HACCP, o que constitui a base regulatória sobre a qual se constroem todas as normas privadas de certificação.

Conhecer estes pilares permite-lhe orientar a preparação de forma estratégica, priorizando as áreas com maior peso na pontuação final e aquelas onde historicamente surgiram desvios.

Os erros mais comuns em auditorias IFS e BRC alimentar

Preparar uma auditoria IFS ou uma auditoria BRC alimentar exige conhecer as falhas mais habituais. Identificá-las com antecedência permite atuar antes de o auditor as encontrar. Estas são as mais frequentes:

1. Documentação desatualizada ou incoerente

Um dos achados mais repetidos em qualquer auditoria de qualidade alimentar é encontrar procedimentos com uma versão anterior à que está a ser aplicada na fábrica, ou registos que não coincidem com as instruções documentadas. A incoerência entre o que diz o papel e o que acontece na realidade é, para um auditor, um sinal de que o sistema não está sob controlo.

2. Registos incompletos ou com dados errados

Temperaturas sem assinar, controlos de PCC com campos vazios, registos de limpeza com datas impossíveis… Os registos são a principal fonte de evidência durante uma auditoria, e qualquer lacuna pode transformar-se numa não conformidade maior. Um checklist de auditoria de qualidade bem concebido, revisto periodicamente, é uma das melhores defesas contra este tipo de erros.

3. Ações corretivas sem encerramento nem eficácia verificada

Abrir uma não conformidade é apenas o primeiro passo. Os auditores IFS e BRC exigem ver que as ações corretivas foram implementadas, que a sua eficácia foi verificada e que existe evidência documental de todo o processo. As não conformidades abertas e nunca encerradas são uma das causas mais habituais de penalização.

4. HACCP sem revisão há demasiado tempo

A análise de perigos deve estar viva e ser atualizada quando muda o processo produtivo, a legislação ou os ingredientes. Encontrar um plano HACCP que está anos sem ser revisto é um sinal de alarme imediato. Segundo o norma BRCGS Global Standards (BRCGS, s.d.), a revisão periódica do sistema HACCP é um requisito fundamental para manter a certificação.

5. Falta de formação documentada do pessoal

Que os operadores conheçam os procedimentos não é suficiente: é preciso demonstrá-lo. Registos de formação, avaliações de competência e evidências da comunicação interna são documentos que o auditor solicitará quase com total certeza.

6. Rastreabilidade deficiente

Um exercício de rastreabilidade é habitual em auditorias de certificação. Se o responsável da qualidade demorar mais de quatro horas a reconstruir o percurso completo de um lote — para a frente e para trás —, a empresa corre o risco de uma não conformidade crítica.

Como um software de auditorias alimentares o mantém sempre pronto para ser auditado

A boa notícia é que a maior parte dos erros descritos anteriormente são perfeitamente evitáveis com uma gestão digitalizada e sistemática. Um software de auditorias alimentares como a Solved transforma a preparação de auditorias de um processo reativo e estressante numa atividade contínua e controlada.

Centralização e controlo documental em tempo real

Com a Solved, toda a documentação do sistema de qualidade —procedimentos, instruções, registos, formulários— é gerida a partir de um único ambiente digital. Cada documento tem a sua versão vigente visível, as suas revisões históricas registadas e os seus responsáveis atribuídos. Quando chega o auditor, não é preciso procurar pastas nem reconstruir versões: tudo está acessível e organizado. Pode conhecer todas as funcionalidades da Solved para a gestão documental e muito mais.

Registos digitais sem lacunas

Os formulários digitais guiados impossibilitam deixar campos vazios sem justificação. Os alertas automáticos avisam quando um controlo não foi realizado no prazo previsto. O resultado é um histórico de registos limpo, completo e exportável para qualquer revisão.

Gestão de não conformidades com acompanhamento completo

A Solved permite registar qualquer desvio no momento em que ocorre, atribuir responsáveis pela ação corretiva, definir prazos e verificar o encerramento com evidências. Todo o ciclo fica registado e disponível para o auditor, sem necessidade de procurar e-mails nem folhas de cálculo dispersas.

HACCP digital sempre atualizado

O módulo de HACCP da Solved facilita a revisão e atualização da análise de perigos de forma colaborativa. Se quiser aprofundar como digitalizar o seu sistema HACCP, recomendamos a leitura do nosso artigo sobre HACCP digital: vantagens e chaves de implementação.

Simulações de auditoria integradas

Com as checklists de auditoria configuráveis da Solved, pode realizar auditorias internas com os mesmos critérios que o auditor externo irá aplicar. Deteta desvios com meses de antecedência, encerra as ações corretivas e chega ao dia da auditoria com o sistema já validado internamente.

Rastreabilidade total em minutos

Graças à gestão integrada de lotes e fornecedores, a Solved permite reconstruir a rastreabilidade completa de qualquer produto em questão de minutos, não de horas. Um diferencial fundamental em qualquer exercício de rastreabilidade durante uma auditoria.

A sua próxima auditoria, sob controlo

Preparar-se para uma auditoria de qualidade alimentar não tem de ser sinónimo de semanas de caos e trabalho extraordinário. Com uma gestão contínua, apoiada num software específico para o setor agroalimentar, o estado de preparação é permanente. Quando chegar o auditor, estará simplesmente a mostrar como trabalha todos os dias.

Se quiser verificar como a Solved pode ajudá-lo a manter o seu sistema de qualidade sempre pronto para auditoria, peça uma demonstração gratuita e mostramos-lhe sem compromisso.

Referências

• BRCGS. (s.d.). BRCGS Global Standards. https://www.brcgs.com/
• Regulamento (CE) n.o 852/2004 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 29 de abril de 2004, relativo à higiene dos géneros alimentícios. (2004). https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2004/852/oj?locale=es