Ursachenanalyse: Methoden und Beispiele

Ursachenanalyse, die Rückfälle vermeidet

Wenn in einem Lebensmittelwerk eine Abweichung auftritt, besteht die erste Reaktion meist darin, das sichtbare Problem zu lösen: die Charge zurückzuziehen, den Prozess zu wiederholen, die Aufzeichnung zu korrigieren. Wird jedoch keine gründliche Ursachenanalyse durchgeführt, tritt dasselbe Problem Wochen oder Monate später erneut auf. Zu erkennen, warum etwas passiert ist, und nicht nur was passiert ist, macht den Unterschied zwischen einem reaktiven Qualitätsmanagement und dem Aufbau eines wirklich robusten Systems.

Was ist eine Ursachenanalyse

Die Ursachenanalyse (Root Cause Analysis, RCA) ist eine strukturierte Methodik, mit der über das Symptom eines Problems hinausgegangen wird, um dessen tatsächlichen Ursprung zu identifizieren. In der Lebensmittelbranche ist dieser Ansatz unverzichtbar, um die Anforderungen der Systeme zum Sicherheitsmanagement zu erfüllen und internen sowie externen Audits angemessen zu begegnen.

Ihre Anwendung beschränkt sich nicht auf schwerwiegende Fehler. Jede Abweichung, so klein sie auch erscheinen mag, kann eine systemische Schwäche verbergen: ein schlecht gestaltetes Verfahren, eine unzureichende Schulung, eine mangelhafte Infrastruktur oder eine unzureichende Kommunikation zwischen Abteilungen. Wie es die Verordnung (EG) 852/2004 über Lebensmittelhygiene (Verordnung [EG] 852/2004, 2004) vorschreibt, müssen Lebensmittelunternehmer dauerhafte Verfahren einführen, die auf den HACCP-Grundsätzen beruhen, was genau diese Art der systematischen Analyse erfordert, um die Kontrolle der kritischen Punkte zu gewährleisten.

Eine gut durchgeführte Ursachenanalyse führt zu drei Ergebnissen: der unmittelbaren Korrektur zur Eindämmung des Problems, der Korrekturmaßnahme zur Beseitigung der Ursache und der vorbeugenden Maßnahme, um zu verhindern, dass ähnliche Situationen in anderen Prozessen oder Bereichen auftreten.

Hauptmethoden: die 5-Why-Methode und Ishikawa

Es gibt verschiedene Werkzeuge, um eine Ursachenanalyse durchzuführen. Die in der Lebensmittelindustrie aufgrund ihrer Praktikabilität und einfachen Vermittlung am häufigsten verwendeten sind die 5-Why-Methode und das Ishikawa-Diagramm (oder Ursache-Wirkungs-Diagramm).

Die 5-Why-Methode besteht darin, bei jeder erhaltenen Antwort wiederholt „Warum?“ zu fragen, bis die Ursache des Problems erreicht ist. In der Regel reichen drei bis fünf Wiederholungen aus, um die Ebene der Symptome zu verlassen und eine strukturelle Ursache zu erreichen. Zum Beispiel:

• Problem: Metallfund in einer Charge von Konserven.
• Warum? Der Metalldetektor löste den Alarm nicht aus.
• Warum? Der Detektor war nicht korrekt kalibriert.
• Warum? Die Kalibrierung wurde nicht zum vorgesehenen Termin durchgeführt.
• Warum? Es gab kein Warnsystem, das den Verantwortlichen für Instandhaltung benachrichtigte.
• Warum? Der Instandhaltungsplan sah keine automatischen Erinnerungen vor.

Die eigentliche Ursache ist nicht der unkalibrierte Detektor, sondern das Fehlen eines Systems zur Verwaltung der vorbeugenden Instandhaltung. Die Korrekturmaßnahme muss auf dieser Ebene ansetzen.

Das Ishikawa-Diagramm, auch als Fischgräten-Diagramm bekannt, ist besonders nützlich, wenn ein Problem mehrere mögliche Ursachen hat oder mehrere Abteilungen beteiligt sind. Ausgangspunkt ist die Wirkung (das Problem), und die Ursachen werden in klassischen Kategorien wie Personal, Maschinen, Material, Methode, Umgebung und Messung untersucht. Dieser ganzheitliche Blick erleichtert die Teamarbeit und verhindert, dass die Analyse durch die Perspektive einer einzelnen Abteilung verzerrt wird.

Beide Werkzeuge ergänzen sich: Die 5-Why-Methode hilft dabei, jeden Zweig des Ishikawa-Diagramms zu vertiefen, während das Diagramm sicherstellt, dass keine Kategorie möglicher Ursachen übersehen wird.

Wie sich die Ursachenanalyse auf reale Abweichungen anwenden lässt

Die Analyse von Abweichungen ist der häufigste Kontext für die Anwendung der Ursachenanalyse in einem Lebensmittelunternehmen. Der Prozess folgt einer logischen Abfolge, die eingehalten werden sollte, um belastbare Ergebnisse zu erzielen.

1. Genaue Beschreibung des Problems. Vor der Analyse muss genau festgelegt werden, was geschehen ist: wann, wo, bei welchem Produkt, in welchem Prozess und mit welcher Häufigkeit. Eine vage Beschreibung führt zu einer oberflächlichen Analyse. Dabei sollten objektive Daten verwendet werden: Aufzeichnungen, Analyseergebnisse, Produktionsmeldungen.

2. Bildung des Teams. Die Ursachenanalyse sollte nicht die Aufgabe einer einzelnen Person sein. Die Einbindung der am Prozess beteiligten Personen bringt unterschiedliche Perspektiven ein und verringert das Risiko, dass organisatorische Ursachen verborgen bleiben. Der Qualitätsleiter agiert dabei als Moderator, nicht als alleiniger Richter.

3. Anwendung des ausgewählten Werkzeugs. Je nach Komplexität des Problems wird die passende Methode gewählt. Bei konkreten, klar abgegrenzten Störungen reicht die 5-Why-Methode aus. Bei multifaktoriellen oder wiederkehrenden Problemen bietet das Ishikawa-Diagramm einen umfassenderen Überblick.

4. Festlegung der Maßnahmen. Sobald die Ursache identifiziert ist, werden die Korrekturmaßnahmen mit Verantwortlichem, Frist und Verifizierungskriterium festgelegt. Dabei ist es entscheidend, zwischen der Korrektur (was sofort getan wird) und der Korrekturmaßnahme (was die Ursache beseitigt) zu unterscheiden.

5. Überprüfung der Wirksamkeit. Keine Ursachenanalyse ist vollständig, ohne zu überprüfen, ob die Maßnahmen gewirkt haben. Nach einer angemessenen Zeit muss geprüft werden, ob das Problem erneut aufgetreten ist und ob sich die Kennzahlen verbessert haben.

Wie die Analyse und ihr Abschluss in Solved dokumentiert werden

Eines der größten Hindernisse bei der Verwaltung von Abweichungen ist die Streuung der Informationen: Die Analyse bleibt in einer E-Mail, die Maßnahme in einer Tabelle und der Abschluss im Gedächtnis des Verantwortlichen. Das erschwert Audits, verhindert organisationales Lernen und macht es unmöglich, Muster wiederkehrende Muster zu erkennen.

Mit dem Störungsmodul von Solved, wird die Ursachenanalyse direkt in den Ablauf der Abweichungsverwaltung integriert. Bereits bei der Erfassung der Störung kann das Qualitätsteam die verwendete Methode, die identifizierten Ursachen und die festgelegten Maßnahmen dokumentieren und dabei jeder einen Verantwortlichen und eine Frist zuweisen.

Das System ermöglicht die Verfolgung des Status jeder Maßnahme in Echtzeit und erzeugt automatische Benachrichtigungen, wenn sich die Abschlussfrist nähert. Sobald alle Maßnahmen abgeschlossen sind, kann der Verantwortliche die Wirksamkeitsprüfung dokumentieren und die Abweichung formell abschließen, wodurch eine vollständige und auditierbare Rückverfolgbarkeit des gesamten Prozesses entsteht.

Darüber hinaus erleichtert Solved die Trendanalyse: Da alle Abweichungen strukturiert erfasst sind, lässt sich erkennen, welche Ursachen am häufigsten wiederkehren, welche Bereiche die meisten Störungen konzentrieren oder welche Lieferanten die meisten Abweichungen verursachen. Diese Informationen sind von großem Wert für die Überprüfung des Managementsystems und für die Priorisierung von Verbesserungsinvestitionen.

Qualität mit echten Daten, dokumentierten Prozessen und Werkzeugen zu managen, die die Arbeit des Teams erleichtern, ist nicht nur eine Frage der Einhaltung von Vorschriften: Es ist ein echter Wettbewerbsvorteil für jedes Unternehmen der Lebensmittelbranche. Die Ursachenanalyse, gut in das System integriert, ist eine der Säulen dieses Vorteils.

Quellen

• Verordnung (EG) Nr. 852/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29. April 2004 über Lebensmittelhygiene. (2004). https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2004/852/oj?locale=es