Retirada de produto alimentar: como fazê-la

Retirada de produto alimentar sem caos

Uma retirada de produto alimentar é um dos cenários mais exigentes que pode enfrentar um responsável da qualidade na indústria agroalimentar. A pressão do tempo, a necessidade de comunicar com precisão e a obrigação de proteger o consumidor concentram-se em poucas horas. No entanto, quando a empresa dispõe de processos bem definidos e ferramentas adequadas, o que poderia transformar-se numa crise devastadora torna-se numa situação gerível e controlada. Neste artigo explicamos como abordar cada fase de um recall alimentar com metodologia e sem perder a calma.

Quando é adequada uma retirada de produto

Nem toda a ocorrência de qualidade resulta numa retirada do mercado. É fundamental distinguir entre uma retirada de produto (quando o produto ainda não chegou ao consumidor final ou ainda está na cadeia de distribuição) e uma retirada do mercado com recuperação o recall propriamente dito (quando o produto já poderia estar nas mãos do consumidor). Ambos os casos exigem rapidez e rastreabilidade, mas o alcance das ações é diferente.

A obrigação de agir ativa-se quando existe evidência razoável de que um alimento pode representar um risco para a saúde: contaminação microbiológica, presença de alergénios não declarados, corpos estranhos, níveis de resíduos fora do limite legal ou erros de rotulagem com implicações sanitárias. Tal como estabelece o Regulamento (CE) n.º 178/2002, que estabelece os princípios e requisitos gerais da legislação alimentar (Regulamento [CE] n.º 178/2002, 2002), os operadores de empresas do setor alimentar têm a obrigação de notificar de imediato as autoridades competentes e de iniciar os procedimentos necessários para retirar do mercado os produtos que possam representar um risco.

Conhecer antecipadamente os limiares que ativam o processo e ter documentados os critérios de decisão permite à equipa de qualidade atuar sem hesitações. Redigir e ensaiar uma árvore de decisão antes de surgir qualquer ocorrência é um dos melhores investimentos que um departamento de qualidade pode fazer.

Passos de um recall alimentar eficaz

A gestão eficaz de crises alimentares segue uma sequência lógica que, se for respeitada, reduz enormemente o impacto reputacional e económico. De seguida descrevem-se as fases essenciais:

1. Ativação da equipa de crise. Assim que a ocorrência é detetada ou suspeitada, deve convocar-se a equipa multidisciplinar responsável: qualidade, produção, logística, comunicação e direção geral. Cada membro deve conhecer o seu papel e as decisões que pode tomar de forma autónoma.

2. Identificação e bloqueio de lotes. Esta é a fase mais crítica em termos de rapidez. É preciso determinar que lotes estão afetados, onde se encontram (armazém próprio, distribuidores, pontos de venda) e proceder ao seu bloqueio imediato para evitar que avancem na cadeia.

3. Avaliação do risco. Com a informação disponível, realiza-se uma avaliação do risco real para o consumidor. Esta avaliação determinará o alcance da comunicação e se é necessário chegar até ao consumidor final.

4. Notificação às autoridades. A comunicação com as autoridades competentes —como a Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición (AESAN) (AESAN, s.d.)— deve realizar-se com prontidão e com a informação mais completa possível: descrição do produto, lotes afetados, distribuição geográfica e medidas adotadas.

5. Comunicação a clientes e distribuidores. Os clientes diretos devem receber instruções claras sobre como atuar: bloquear o produto, retirá-lo da venda e devolvê-lo ou destruí-lo conforme indicado. A comunicação deve ser concisa, verdadeira e documentada.

6. Acompanhamento e encerramento. Uma vez retirado o produto, é necessário verificar a eficácia da retirada, documentar todas as ações realizadas e analisar a causa raiz para evitar recorrências. Esta fase inclui a redação do relatório final e a atualização de procedimentos.

O papel da rastreabilidade na retirada de produto alimentar

Se há um elemento que determina a rapidez e o alcance de um recall alimentar, esse é a rastreabilidadeUma rastreabilidade robusta permite saber, em questão de minutos, que matérias-primas entraram num determinado lote, em que linha foi produzido, que produtos finais foram gerados e para que clientes foram distribuídos. Sem esta informação, a única opção segura é retirar volumes muito maiores do que os estritamente necessários, o que multiplica o custo e o impacto.

A rastreabilidade também atua em sentido inverso: se o problema for detetado na origem —por exemplo, um fornecedor notifica uma contaminação numa matéria-prima—, a empresa deve ser capaz de identificar rapidamente todos os produtos elaborados com essa matéria-prima e que se encontram no mercado. Isto é conhecido como rastreabilidade a jusante e a montante, e é um requisito legal e operativo básico em qualquer empresa da indústria alimentar.

Pode aprofundar como construir um sistema de rastreabilidade sólido no nosso artigo sobre a importância da rastreabilidade na cadeia alimentar. Um sistema bem concebido não só cumpre a normativa, como se transforma numa ferramenta de vantagem competitiva quando a crise chega.

Como a Solved acelera a identificação de lotes afetados

Na Solved concebemos o nosso software de qualidade tendo em conta exatamente este tipo de situações. Quando cada minuto conta, a tecnologia deve eliminar fricções e fornecer informação precisa de forma instantânea. Estas são algumas das funcionalidades que tornam possível uma retirada de produto ordenada e rápida:

Motor de rastreabilidade em tempo real. A Solved regista e associa automaticamente cada movimento de matéria-prima, semielaborado e produto acabado. Perante um alerta, o responsável da qualidade pode lançar uma consulta de rastreabilidade e obter em segundos a árvore completa de afetação: que lotes estão implicados e onde se encontram neste momento.

Bloqueio de lotes a partir da plataforma. Depois de identificados os lotes afetados, é possível marcá-los como bloqueados diretamente no sistema, gerando um alerta imediato para todos os utilizadores com acesso. Isto evita que o produto bloqueado seja expedido por engano e garante a coerência da informação em toda a organização.

Gestão documental integrada. Todos os registos associados a um lote —controlos de processo, resultados analíticos, guias de remessa de entrada e saída— estão disponíveis num único ambiente. Isto facilita enormemente a preparação do processo de notificação às autoridades e a comunicação com os clientes afetados.

Rastreabilidade de fornecedores. Se a origem do problema estiver numa matéria-prima, a Solved permite identificar em que outras produções foi utilizado esse mesmo lote de fornecedor, cruzando dados de forma automática e reduzindo o tempo de análise de horas para minutos.

Registo de ações e auditoria. Cada decisão tomada durante o processo fica registada com data, hora e utilizador responsável. Este registo de auditoria é imprescindível para demonstrar a diligência devida perante as autoridades e para a análise posterior da gestão da crise.

A tranquilidade numa retirada de produto alimentar não vem da sorte, mas sim da preparação. Contar com procedimentos documentados, equipas formadas e uma ferramenta tecnológica como a Solved transforma uma situação de elevado stress num processo executável e controlado. Se quiser saber como a Solved se pode adaptar às necessidades da sua empresa, convidamo-lo a pedir uma demonstração personalizada.

Referências

• Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición. (s.d.). Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición (AESAN). https://www.aesan.gob.es/
• Regulamento (CE) n.o 178/2002 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 28 de janeiro de 2002, que estabelece os princípios e as normas gerais da legislação alimentar. (2002). https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2002/178/oj?locale=es