Cómo integrar la gestión de incidencias con un ERP, MES o GMAO

La gestión de incidencias con un ERP es uno de los mayores retos en fábricas que trabajan con múltiples sistemas digitales.

En muchas ocasiones, las incidencias o no conformidades surgen en distintos departamentos y necesitan ser gestionadas de forma transversal: calidad, producción, mantenimiento, logística e incluso compras o comercial.

El problema es que las herramientas que ya existen en planta —ERP, MES o GMAO— no están diseñadas para registrar ni dar trazabilidad completa a esas incidencias. El resultado: duplicaciones, procesos lentos, falta de visibilidad y una pérdida de tiempo que impacta directamente en la calidad y en los costes.

En este artículo veremos por qué ocurre este problema, qué papel juega cada sistema, cuáles son los beneficios de integrar la gestión de incidencias en tu ecosistema digital y cómo Solved aporta una solución más sencilla y eficiente que evita modificar los softwares existentes.

Qué significa duplicar datos y por qué no es el problema principal

Cuando hablamos de duplicar datos en la gestión de incidencias ERP, nos referimos a tener que registrar una misma incidencia en diferentes plataformas: por ejemplo, anotar en el ERP un fallo en un lote, documentarlo de nuevo en el GMAO para que el equipo de mantenimiento lo revise, y quizás en el MES para que quede reflejado en la producción. Este doble o triple registro genera inconsistencias, errores y una carga administrativa innecesaria.

Pero el verdadero problema no es solo la duplicación: es la falta de transversalidad y trazabilidad entre departamentos.

El ERP está pensado para gestionar inventarios, compras, facturación o logística, pero no para seguir una incidencia desde que ocurre hasta que se resuelve.
El MES controla la producción en tiempo real, pero su foco es el proceso productivo, no la calidad global ni las acciones correctivas.
El GMAO gestiona el mantenimiento de activos, pero deja fuera incidencias de calidad, proveedores o auditorías.

Esto obliga a crear flujos de información complejos que requieren modificaciones en los softwares para intentar que se comuniquen entre sí. En la práctica, pocas fábricas logran una integración fluida y, mientras tanto, pierden visibilidad de lo que realmente importa: cerrar incidencias rápido y con trazabilidad total.

Sistemas implicados y sus roles: ERP, MES y GMAO

Para entender mejor dónde falla la gestión de incidencias ERP, veamos qué papel desempeña cada sistema:

ERP (Enterprise Resource Planning): es el núcleo de gestión empresarial. Se utiliza para finanzas, compras, inventario, pedidos y, en algunos casos, calidad. Sin embargo, no está diseñado para gestionar no conformidades con evidencias, flujos de responsables ni seguimiento en tiempo real.
MES (Manufacturing Execution System): controla y supervisa la producción en planta. Permite conocer la eficiencia de líneas, órdenes de trabajo o estados de máquinas. Aunque recoge datos valiosos, su alcance está limitado al entorno productivo y no integra con facilidad incidencias de proveedores, clientes o auditorías.
GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador): enfocado en el mantenimiento preventivo y correctivo de activos. Es útil para incidencias técnicas, pero deja fuera los problemas de calidad, procesos transversales o no conformidades documentales.

En definitiva, cada sistema cumple una función concreta. El problema aparece cuando una incidencia afecta a varios departamentos y no existe un hilo conductor que permita seguirla de principio a fin.

Beneficios de integrar la gestión de incidencias entre ERP, MES y GMAO

La integración de la gestión de incidencias ERP aporta beneficios claros:

Trazabilidad completa: desde que se detecta una incidencia hasta que se resuelve, todo queda documentado, independientemente del área.
Eliminación de registros duplicados: se evita la necesidad de anotar lo mismo en varios sistemas.
Mejor velocidad de respuesta: las incidencias llegan directamente al responsable adecuado, sin pérdidas de información.
Mayor visibilidad en auditorías: se cuenta con un historial único y verificable.
Optimización operativa: menos tiempos muertos, procesos más fluidos y aprendizaje continuo para evitar recurrencias.

Sin embargo, integrar estos sistemas suele ser un reto. Requiere desarrollos a medida, flujos de datos complejos y una inversión en IT que muchas fábricas no están dispuestas a asumir.

Retos comunes al integrar sistemas

Diferencias tecnológicas: cada software utiliza formatos, APIs y estructuras de datos diferentes.
Gestión del cambio: el personal puede resistirse a nuevas formas de registrar o gestionar.
Sincronización de datos: ¿real time o batch? El tiempo de refresco puede ser crítico.
Seguridad y permisos: compartir datos entre sistemas exige una gestión rigurosa.
Costes de implementación: cada integración es un proyecto en sí mismo, con riesgo de sobrecostes.

Por eso, muchas empresas buscan soluciones que no obliguen a “forzar” la integración de todos los sistemas, sino que actúen como una capa transversal.

Pasos para una integración efectiva (metodología)

Auditoría interna de los sistemas existentes
Mapear cómo se registran incidencias en ERP, MES y GMAO. Identificar duplicidades y vacíos.
Definir flujos de incidencia y mapeo de datos
Decidir qué datos deben compartirse entre sistemas (responsable, tipo de incidencia, estado, evidencias).
Elegir interfaz o método de integración
APIs, conectores estándar o middleware. Evaluar coste y complejidad.
Diseñar estructura de datos común
Estandarizar categorías, prioridades y responsables para evitar confusiones.
Ejecutar pruebas piloto
Arrancar en un área concreta antes de desplegar a toda la fábrica.
Formar al personal y definir roles claros
Asegurar que todos saben dónde y cómo registrar.
Monitorear y ajustar tras la implementación
Medir incidencias duplicadas, tiempos de resolución, alertas no atendidas.

Cómo Solved facilita esta integración

La diferencia de Solved es que no necesita integrarse obligatoriamente para funcionar: es un sistema autónomo que centraliza la gestión de incidencias en toda la fábrica. Desde calidad hasta producción, pasando por mantenimiento o logística, todas las incidencias se registran en un mismo lugar, con trazabilidad total y flujos automáticos.

Al mismo tiempo, puede integrarse con ERP, MES o GMAO si la empresa lo necesita. Esto aporta dos ventajas clave:

Bases de datos dinámicas: sincronizar clientes, proveedores, productos o lotes desde el ERP hacia Solved.
Flujo de información bidireccional: llevar de vuelta al ERP los datos de incidencias gestionadas en Solved para consolidar la información.

De esta forma, Solved actúa como una capa transversal que evita duplicaciones, asegura trazabilidad y agiliza la resolución de incidencias.

Recomendaciones finales / mejores prácticas

Mantener consistencia en datos maestros (categorías de incidencias, responsables).
Configurar alertas automáticas para incidencias críticas.
Realizar revisiones periódicas de los flujos de integración.
Definir métricas de seguimiento: incidencias duplicadas, tiempo de resolución, incidencias no asignadas.
Apostar por un sistema autónomo como Solved que elimine complejidad, pero que a la vez pueda integrarse con el ecosistema existente.

Conclusión

La integración de la gestión de incidencias ERP con MES y GMAO es clave para lograr eficiencia, trazabilidad y cumplimiento normativo. Pero más allá de la duplicación de datos, el verdadero reto está en que las incidencias afectan de manera transversal a toda la empresa, y los sistemas tradicionales no están diseñados para dar esa visibilidad.

Solved resuelve esta problemática de manera sencilla: funciona de forma autónoma, centraliza la gestión en un único sistema y permite integraciones cuando es necesario. Así, las fábricas pueden reducir costes, mejorar tiempos de respuesta y asegurar trazabilidad en auditorías sin necesidad de proyectos de integración complejos.

¿Quieres que tus incidentes estén siempre sincronizados, sin duplicaciones ni pérdidas de información? Solicita una demo de Solved para ver cómo integrar tu ERP, MES o GMAO con una solución de gestión de incidencias eficiente.