Audits zur Lebensmittelqualität: stressfrei vorbereiten
Audits zur Lebensmittelqualität: stressfrei vorbereiten
Für jeden Qualitätsleiter der Agrar- und Lebensmittelbranche gehören die Audits zur Lebensmittelqualität zu den angespanntesten Momenten des Jahres. Wochen der Dokumentenprüfung, der Durchsicht von Aufzeichnungen, der Suche nach Nachweisen … und das ständige Gefühl, dass etwas übersehen werden könnte. Mit der richtigen Strategie und den passenden Werkzeugen ist es jedoch durchaus möglich, einem externen Audit mit Zuversicht und ohne böse Überraschungen entgegenzusehen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie das gelingt.
Worauf Auditoren in einem Lebensmittelunternehmen achten
Bevor man sich auf ein Audit vorbereitet, ist es entscheidend zu verstehen, was ein externer Auditor tatsächlich bewertet, wenn er das Werk betritt. Es geht nicht nur darum zu prüfen, ob die Unterlagen in Ordnung sind: Die Auditoren wollen sehen, dass das Qualitätsmanagementsystem real, kohärent und im Tagesgeschäft der Organisation fest verankert ist.
Allgemein gesagt, jedes Qualitätsaudit Lebensmittelaudit – sei es IFS Food, BRC/BRCGS o FSSC 22000– es bewertet dieselben großen Säulen:
- Dokumentenmanagement: aktuelle Verfahren, vollständige und rückverfolgbare Aufzeichnungen, gültige Versionen der Schlüsseldokumente.
- HACCP-System: aktualisierte Gefahrenanalyse, definierte und überwachte kritische Kontrollpunkte, dokumentierte Korrekturmaßnahmen.
- Voraussetzungen: Schädlingsbekämpfung, Reinigung und Desinfektion, Instandhaltung der Anlagen, Wasserkontrolle, Personalhygiene.
- Rückverfolgbarkeit: die Fähigkeit, eine Charge von der Rohware bis zum Endprodukt und umgekehrt zurückzuverfolgen.
- Umgang mit Abweichungen und Korrekturmaßnahmen: Nachweis, dass Probleme systematisch erkannt, analysiert und gelöst werden.
- Einbindung der Geschäftsführung: die Auditoren prüfen, ob die Qualitätskultur das gesamte Unternehmen durchdringt, nicht nur die Qualitätsabteilung.
Die Verordnung (EG) Nr. 852/2004 über Lebensmittelhygiene (Verordnung [EG] 852/2004, 2004) schreibt die Pflicht vor, Verfahren auf Grundlage der HACCP-Grundsätze einzuführen und aufrechtzuerhalten, was die rechtliche Basis bildet, auf der alle privaten Zertifizierungsnormen aufbauen.
Die Kenntnis dieser Säulen ermöglicht es, die Vorbereitung strategisch auszurichten und dabei die Bereiche zu priorisieren, die am stärksten in die Endbewertung einfließen, sowie jene, in denen in der Vergangenheit Abweichungen aufgetreten sind.
Die häufigsten Fehler bei IFS- und BRC-Lebensmittelaudits
Die Vorbereitung auf ein IFS-Audit oder ein BRC-Lebensmittelaudit erfordert die Kenntnis der häufigsten Fehler. Wer sie frühzeitig erkennt, kann handeln, bevor der Auditor sie findet. Dies sind die häufigsten:
1. Veraltete oder widersprüchliche Dokumentation
Einer der am häufigsten festgestellten Befunde bei jedem Audit zur Lebensmittelqualität ist, Verfahren mit einer älteren Version als der im Werk angewendeten vorzufinden, oder Aufzeichnungen, die nicht mit den dokumentierten Anweisungen übereinstimmen. Die Diskrepanz zwischen dem, was auf dem Papier steht, und dem, was in der Realität geschieht, ist für einen Auditor ein Zeichen dafür, dass das System nicht unter Kontrolle ist.
2. Unvollständige Aufzeichnungen oder Aufzeichnungen mit fehlerhaften Daten
Nicht unterzeichnete Temperaturen, CCP-Kontrollen mit leeren Feldern, Reinigungsaufzeichnungen mit unmöglichen Daten … Die Aufzeichnungen sind die wichtigste Nachweisquelle während eines Audits, und jede Lücke kann zu einer schwerwiegenden Abweichung werden. Eine Checkliste für Qualitätsaudits gut konzipiert und regelmäßig überprüft, ist eine der besten Verteidigungen gegen diese Art von Fehlern.
3. Korrekturmaßnahmen ohne Abschluss oder überprüfte Wirksamkeit
Das Öffnen einer Abweichung ist nur der erste Schritt. IFS- und BRC-Auditoren verlangen den Nachweis, dass die Korrekturmaßnahmen umgesetzt wurden, dass ihre Wirksamkeit überprüft wurde und dass für den gesamten Prozess ein dokumentierter Nachweis vorliegt. Offene und nie abgeschlossene Abweichungen sind eine der häufigsten Ursachen für Abwertungen.
4. HACCP seit zu langer Zeit nicht überprüft
Die Gefahrenanalyse muss lebendig sein und aktualisiert werden, wenn sich der Produktionsprozess, die Gesetzgebung oder die Zutaten ändern. Ein HACCP-Plan, der seit Jahren nicht angefasst wurde, ist ein sofortiges Alarmsignal. Laut dem Standard BRCGS Global Standards (BRCGS, o. J.) ist die regelmäßige Überprüfung des HACCP-Systems eine grundlegende Voraussetzung, um die Zertifizierung aufrechtzuerhalten.
5. Fehlende dokumentierte Schulung des Personals
Dass die Werker die Verfahren kennen, reicht nicht aus: Es muss nachgewiesen werden. Schulungsaufzeichnungen, Kompetenzbewertungen und Nachweise der internen Kommunikation sind Dokumente, die der Auditor mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit anfordern wird.
6. Mangelhafte Rückverfolgbarkeit
Eine Rückverfolgbarkeitsübung ist bei Zertifizierungsaudits üblich. Wenn der Qualitätsleiter mehr als vier Stunden braucht, um den vollständigen Weg einer Charge zu rekonstruieren – vorwärts und rückwärts –, riskiert das Unternehmen eine kritische Abweichung.
Wie eine Software für Lebensmittelaudits Sie stets auditbereit hält
Die gute Nachricht ist, dass sich die meisten der oben beschriebenen Fehler mit einem digitalisierten und systematischen Management durchaus vermeiden lassen. Eine Software für Lebensmittelaudits wie Solved verwandelt die Vorbereitung von Audits von einem reaktiven und stressigen Prozess in eine kontinuierliche und kontrollierte Tätigkeit.
Zentralisierung und Dokumentenkontrolle in Echtzeit
Mit Solved wird die gesamte Dokumentation des Qualitätssystems – Verfahren, Anweisungen, Aufzeichnungen, Formulare – von einer einzigen digitalen Umgebung aus verwaltet. Jedes Dokument hat seine gültige Version sichtbar, seine historischen Überarbeitungen erfasst und seine Verantwortlichen zugewiesen. Wenn der Auditor kommt, müssen keine Ordner gesucht oder Versionen rekonstruiert werden: Alles ist zugänglich und geordnet. Sie können alle Funktionen von Solved für das Dokumentenmanagement und vieles mehr kennenlernen.
Digitale Aufzeichnungen ohne Lücken
Die geführten digitalen Formulare machen es unmöglich, Felder ohne Begründung leer zu lassen. Automatische Benachrichtigungen warnen, wenn eine Kontrolle nicht innerhalb der vorgesehenen Frist durchgeführt wurde. Das Ergebnis ist eine saubere, vollständige und für jede Überprüfung exportierbare Aufzeichnungshistorie.
Verwaltung von Abweichungen mit vollständiger Nachverfolgung
Mit Solved lässt sich jede Abweichung in dem Moment erfassen, in dem sie auftritt, Verantwortliche für die Korrekturmaßnahme zuweisen, Fristen festlegen und den Abschluss mit Nachweisen überprüfen. Der gesamte Zyklus bleibt nachvollziehbar und für den Auditor verfügbar, ohne dass E-Mails oder verstreute Tabellen durchsucht werden müssen.
Digitales HACCP, immer aktuell
Das HACCP-Modul von Solved erleichtert die gemeinsame Überprüfung und Aktualisierung der Gefahrenanalyse. Wenn Sie sich näher damit befassen möchten, wie Sie Ihr HACCP-System digitalisieren, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel über digitales HACCP: Vorteile und Schlüssel zur Einführung.
Integrierte Auditsimulationen
Mit den konfigurierbaren Audit-Checklisten von Solved können Sie interne Audits mit denselben Kriterien durchführen, die der externe Auditor anwenden wird. Sie erkennen Abweichungen Monate im Voraus, schließen die Korrekturmaßnahmen ab und kommen am Tag des Audits mit einem intern bereits validierten System an.
Vollständige Rückverfolgbarkeit in Minuten
Dank der integrierten Verwaltung von Chargen und Lieferanten ermöglicht Solved es, die vollständige Rückverfolgbarkeit jedes Produkts innerhalb von Minuten statt Stunden zu rekonstruieren. Ein entscheidender Unterschied bei jeder Rückverfolgbarkeitsübung während eines Audits.
Ihr nächstes Audit, unter Kontrolle
Die Vorbereitung auf ein Lebensmittelqualitätsaudit muss nicht gleichbedeutend mit Wochen voller Chaos und Mehrarbeit sein. Mit einem kontinuierlichen Management, gestützt auf eine spezifische Software für die Agrar- und Lebensmittelbranche, ist der Vorbereitungsstand dauerhaft gegeben. Wenn der Auditor kommt, zeigen Sie einfach, wie Sie jeden Tag arbeiten.
Wenn Sie sehen möchten, wie Solved Ihnen helfen kann, Ihr Qualitätssystem stets auditbereit zu halten, Fordern Sie eine kostenlose Demo an und wir zeigen es Ihnen unverbindlich.
Quellen
- BRCGS. (o. J.). BRCGS Global Standards. https://www.brcgs.com/
- Verordnung (EG) Nr. 852/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29. April 2004 über Lebensmittelhygiene. (2004). https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2004/852/oj?locale=es