Gestión de calidad en el almacenamiento: FIFO/FEFO

Gestión de calidad en el almacenamiento: FIFO/FEFO

La gestión de calidad en el almacenamiento FIFO FEFO es uno de esos pilares que, cuando falla, arrastra consigo caducidades no detectadas, mermas evitables y, en el peor de los casos, incidentes de seguridad alimentaria. Sin embargo, en muchas empresas agroalimentarias sigue dependiendo del criterio o la memoria del operario de turno. Este artículo explica qué diferencia a ambos sistemas, cómo estructurar el almacén para que la rotación suceda de forma sistemática y qué papel puede jugar el software de calidad para anticiparse a los problemas antes de que lleguen al producto o al cliente.

FIFO y FEFO: qué significan y por qué no son lo mismo

FIFO son las siglas de First In, First Out, es decir, primero en entrar, primero en salir. La lógica es sencilla: el lote que llegó antes al almacén debe ser también el primero en salir. Se basa en el orden de entrada, no en la fecha de caducidad.

FEFO, en cambio, responde a First Expired, First Out: primero en caducar, primero en salir. Aquí el criterio de salida no es cuándo entró el producto, sino cuándo caduca. En teoría, un lote que llegó ayer pero que tiene una fecha de consumo preferente más próxima que otro que lleva dos semanas en el almacén debería salir antes.

La diferencia puede parecer sutil, pero tiene consecuencias reales. En sectores como la carne, los lácteos, los productos de cuarta gama o cualquier alimento con vida útil corta, aplicar FIFO cuando deberías aplicar FEFO puede significar sacar al mercado productos con menos margen de vida útil del exigido por el cliente, o directamente con la fecha ya vencida. Ambos métodos son compatibles con los principios de higiene que establece el Reglamento (CE) n.º 852/2004 relativo a la higiene de los productos alimenticios (Reglamento [CE] 852/2004, 2004), que exige procedimientos documentados para garantizar que los productos se manipulan y almacenan de forma que se evite la contaminación y el deterioro. En la práctica, elegir uno u otro depende del tipo de producto y de las condiciones de tu cadena de suministro.

Gestión de calidad en el almacenamiento FIFO FEFO: cómo organizar el almacén para que la rotación se cumpla sin depender de la memoria del operario

El mayor riesgo de los sistemas de rotación manuales es que son tan buenos como la persona que los ejecuta en ese momento. Un operario nuevo, un turno de noche con prisa o un almacén con ubicaciones poco señalizadas son suficientes para que el sistema falle.

Para evitarlo, la organización física del almacén debe reforzar el método de rotación elegido, no luchar contra él:

• Diseño de flujo unidireccional: las estanterías tipo túnel o flujo dinámico obligan físicamente a que la mercancía entre por un extremo y salga por el otro, respetando el orden de entrada de forma automática.
• Ubicaciones fijas por lote y fecha: cada pallet o caja debe tener asignada una ubicación en el sistema de gestión que incluya la fecha de caducidad. El operario no decide qué pallet coger; el sistema le indica exactamente cuál debe mover.
• Etiquetado visible y estandarizado: la fecha de caducidad o de consumo preferente debe estar en un lugar visible y en un formato homogéneo. Etiquetas inconsistentes generan errores de lectura y, por tanto, errores de rotación.
• Validación en el momento del picking: integrar lectores de código de barras o QR en el proceso de picking permite verificar en tiempo real que el operario está cogiendo el lote correcto. Si coge uno diferente, el sistema lo detecta y alerta.

La clave es pasar de un sistema basado en la confianza individual a uno basado en reglas que el software aplica de forma sistemática. Cuanto menos dependa la rotación de la decisión humana en el momento, más robusto será el sistema.

Alertas de caducidad próxima: qué debe avisar el software antes de que sea tarde

Las alertas de caducidad son una de las funcionalidades más valoradas por los responsables de calidad que trabajan con software especializado. La razón es obvia: detectar un producto próximo a caducar cuando todavía tienes margen para actuar es muy diferente a descubrirlo el día que toca hacer el inventario.

Un software de gestión de calidad adecuado para el sector agroalimentario debería ser capaz de:

• Configurar horizontes de alerta personalizados por familia de producto: no es lo mismo una alerta a 7 días para un producto fresco que a 30 días para un conserva. El sistema debe permitir definir umbrales distintos según el tipo de artículo.
• Generar notificaciones automáticas al responsable: sin necesidad de que nadie consulte manualmente el stock. La alerta llega antes de que el problema exista, no después.
• Proponer acciones: los mejores sistemas no solo avisan, sino que sugieren qué hacer: reubicar el lote afectado, priorizar su expedición, notificar al equipo comercial para acelerar la salida o generar una incidencia de calidad si el producto ya no es apto.
• Registrar el histórico de alertas: contar con un registro de todas las alertas generadas y las acciones tomadas es fundamental para auditorías y para demostrar que el sistema de vigilancia funciona de manera continua.

Este enfoque proactivo es completamente coherente con el análisis de peligros y la gestión de puntos críticos que exige cualquier sistema APPCC, y contribuye a cumplir con las obligaciones de seguridad alimentaria que recoge el Reglamento (CE) n.º 178/2002 por el que se establecen los principios generales de la legislación alimentaria (Reglamento [CE] 178/2002, 2002), que responsabiliza al operador de la cadena alimentaria de garantizar que los alimentos que comercializa cumplen los requisitos de seguridad.

Relación con el loteo y la trazabilidad ya existentes

FIFO y FEFO no funcionan en el vacío. Su eficacia depende directamente de que el sistema de loteo y trazabilidad esté bien construido desde el inicio. Si los lotes no están correctamente codificados o si la información de fecha de caducidad no se captura en el momento de la recepción, cualquier intento de aplicar FEFO será poco más que un ejercicio de buenas intenciones.

La trazabilidad es el hilo que une cada unidad de producto con su historial: de dónde viene, cuándo entró, en qué condiciones fue recibida y cuándo caduca. Sin ese hilo, el software no puede ordenar correctamente los lotes ni generar alertas fiables. Si quieres profundizar en cómo estructurar correctamente esa base, en nuestro artículo sobre loteo y codificación de lote encontrarás una guía práctica con los criterios clave para hacerlo bien desde el principio.

Por otro lado, la gestión de rotación en el almacén tiene continuidad natural en el momento de la expedición. De nada sirve haber respetado el FEFO internamente si en el momento de preparar el pedido se introduce un error de picking y sale un lote equivocado. Por eso es importante que los controles de calidad en expedición estén alineados con el mismo sistema que gestiona el almacén. En nuestro artículo sobre control de calidad en la expedición de pedidos abordamos cómo cerrar este ciclo de manera coherente.

En definitiva, la gestión de calidad en el almacenamiento no es una cuestión de buena voluntad ni de operarios bien formados únicamente. Es una cuestión de sistemas: procedimientos claros, infraestructura física que refuerce las reglas y software que automatice la vigilancia y el aviso. Cuando estos tres elementos trabajan juntos, la rotación de stock deja de ser un riesgo para convertirse en una ventaja competitiva.

Referencias

• Reglamento (CE) n.o 178/2002 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 28 de enero de 2002, por el que se establecen los principios y los requisitos generales de la legislacion alimentaria. (2002). https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2002/178/oj?locale=es
• Reglamento (CE) n.o 852/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 29 de abril de 2004, relativo a la higiene de los productos alimenticios. (2004). https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2004/852/oj?locale=es