En el entorno industrial actual, donde la excelencia y el cumplimiento normativo son requisitos indispensables para competir, las auditorías de calidad y las certificaciones internacionales como ISO, IFS o BRC son una parte esencial de la operación. Estas normas no solo garantizan la calidad del producto, sino también la consistencia, la trazabilidad y la mejora continua dentro de la organización.
Sin embargo, muchas fábricas todavía enfrentan el mismo obstáculo durante las auditorías: una gestión de incidencias deficiente, dispersa o manual. Los auditores piden evidencias concretas, y los equipos pierden horas buscando registros, completando papeles o intentando justificar acciones correctivas que no quedaron documentadas.
En este artículo analizaremos cómo la gestión de incidencias se convierte en una herramienta estratégica para superar auditorías y certificaciones como ISO 9001, IFS Food o BRCGS, los beneficios de contar con un sistema digital robusto, los errores más comunes durante las auditorías y cómo una plataforma como Solved simplifica todo el proceso.
Relación entre incidencias y auditorías de calidad
Toda auditoría de calidad —ya sea interna o externa— tiene un objetivo común: verificar que los procesos estén bajo control, que las no conformidades se gestionen correctamente y que exista trazabilidad total de las incidencias.
Los auditores no se centran únicamente en los resultados finales, sino en el proceso de detección, registro, análisis y resolución de incidencias. Una buena gestión demuestra que la organización reacciona ante los problemas, los analiza y previene su repetición, cumpliendo así con el principio de mejora continua exigido por las normas ISO, IFS y BRC.
Por ejemplo, durante una auditoría, un auditor puede solicitar:
- Evidencia del registro de una incidencia específica y sus acciones correctivas.
- Fechas de detección, seguimiento y cierre.
- Identificación del responsable.
- Comprobación de que la acción implementada evitó la recurrencia.
Si estos datos se presentan de forma clara y digital, la auditoría fluye con facilidad. Pero si los registros están dispersos, incompletos o en papel, el proceso se vuelve lento y genera observaciones.
Beneficios de una gestión de incidencias robusta para auditorías
Contar con un sistema sólido de gestión de incidencias en auditorías de calidad y certificaciones ISO, IFS o BRC aporta ventajas significativas tanto en eficiencia operativa como en cumplimiento documental.
1. Trazabilidad completa de cada incidencia
La trazabilidad es uno de los pilares fundamentales de cualquier norma de calidad. Con una gestión digital de incidencias, cada evento queda registrado con fecha, hora, responsable y evidencia asociada. Esto permite demostrar ante el auditor que los procesos son controlados y verificables.
2. Historial completo con evidencias
Un sistema digital permite adjuntar fotos, vídeos, informes de laboratorio o actas de reunión directamente a cada incidencia. Así, toda la información está centralizada y accesible desde un único lugar. Esto elimina la necesidad de buscar carpetas físicas o correos antiguos durante la auditoría.
3. Reducción del tiempo en preparación documental
Las empresas que gestionan incidencias manualmente pueden tardar días en preparar una auditoría. Con un software especializado, los informes se generan automáticamente y se presentan en segundos. De esta manera, la auditoría deja de ser un proceso estresante y se convierte en una simple revisión de evidencias.
4. Mejora continua y prevención de no conformidades
Una gestión de incidencias robusta no solo ayuda a superar auditorías, sino que también mejora la calidad interna. Al analizar las causas raíz y aplicar acciones correctivas efectivas, la organización reduce errores y demuestra un compromiso real con la mejora continua.
5. Cumplimiento simplificado con normativas múltiples
Un sistema digital permite estructurar los registros de incidencias de acuerdo con los requisitos de diferentes normas (ISO 9001, ISO 22000, IFS, BRCGS), evitando duplicaciones y garantizando coherencia en la información presentada ante auditores o clientes.
Cómo conectar la gestión de incidencias con las normas ISO, IFS y BRC
Cada norma tiene sus propias exigencias, pero todas coinciden en un punto: la correcta gestión de incidencias y acciones correctivas es indispensable para obtener y mantener la certificación.
Veamos cómo se aplica en las principales certificaciones:
ISO 9001 – Sistema de Gestión de la Calidad
La norma ISO 9001 exige que la organización identifique, controle y analice las no conformidades, además de demostrar la eficacia de las acciones tomadas para prevenir su repetición.
La gestión de incidencias digital permite:
- Registrar todas las no conformidades con detalle.
- Asignar responsables y fechas de seguimiento.
- Adjuntar evidencias y verificaciones.
- Generar reportes automáticos para auditorías internas y externas.
Con esta trazabilidad, el auditor puede revisar el ciclo completo de una incidencia: detección, análisis de causa raíz, acción correctiva y verificación del resultado.
IFS Food – Seguridad alimentaria y calidad de producto
IFS Food exige un sistema documentado que garantice la trazabilidad total de las incidencias y la implementación de acciones correctivas rápidas.
Una buena gestión de incidencias en este contexto permite:
- Documentar fallos en materia prima, producción o almacenamiento.
- Asociar alertas automáticas a incidencias críticas.
- Verificar el cumplimiento de los plazos de corrección.
- Asegurar que las incidencias se resuelven antes de afectar al producto final.
Además, los auditores IFS valoran positivamente las empresas que disponen de sistemas digitales centralizados, ya que esto refleja control, eficiencia y compromiso con la inocuidad alimentaria.
BRCGS – Estándares globales de seguridad alimentaria
La norma BRCGS pone especial énfasis en la prevención de no conformidades y la documentación de todas las acciones correctivas y preventivas (CAPA).
Una gestión de incidencias digital facilita:
- El seguimiento de cada incidencia desde su detección hasta su cierre.
- La validación de que la acción implementada ha sido efectiva.
- El análisis de tendencias de incidencias repetitivas.
- La generación de reportes automáticos para las revisiones por la dirección.
En una auditoría BRCGS, la capacidad de mostrar esta información de forma inmediata y verificable puede marcar la diferencia entre una conformidad menor y una no conformidad crítica.
Retos comunes en auditorías de calidad
Aunque las normas internacionales establecen directrices claras, muchas fábricas siguen cometiendo los mismos errores durante las auditorías. La mayoría se originan en una gestión de incidencias manual, descentralizada o ineficiente.
1. Documentación manual incompleta o desactualizada
El uso de hojas de cálculo, formularios en papel o correos dispersos provoca pérdida de información. Durante la auditoría, los auditores encuentran registros incompletos o inconsistentes.
2. Errores en los registros
Fechas incorrectas, responsables mal asignados o descripciones ambiguas generan dudas sobre la fiabilidad del sistema. Esto suele derivar en observaciones o en la necesidad de realizar auditorías complementarias.
3. Falta de seguimiento en acciones correctivas
Muchas incidencias se registran, pero nunca se cierran correctamente. Los auditores detectan acciones abiertas o sin evidencia de verificación, lo que afecta la calificación final.
4. Falta de trazabilidad transversal
Cuando cada departamento (calidad, producción, mantenimiento) gestiona sus incidencias por separado, no hay una visión global del sistema. Esto dificulta demostrar control y coherencia durante la auditoría.
Cómo Solved apoya auditorías y certificaciones
Solved ha sido diseñado específicamente para digitalizar la gestión de incidencias y facilitar el cumplimiento de normas como ISO, IFS y BRCGS. Su enfoque integral combina trazabilidad, automatización y reportes inteligentes que simplifican la labor de los equipos de calidad.
1. Registro digital con trazabilidad total
Cada incidencia se documenta digitalmente con fecha, hora, usuario y evidencia asociada. El sistema conserva un historial completo de acciones, verificaciones y resultados, cumpliendo con los requisitos de las principales certificaciones.
2. Checklists personalizados por norma
Solved incluye plantillas y checklists adaptadas a las exigencias de ISO 9001, IFS Food y BRCGS. Los equipos pueden realizar auditorías internas desde la plataforma, generar hallazgos, asignar responsables y crear planes de acción correctiva.
3. Informes automáticos para auditores
Durante una auditoría, los responsables pueden generar reportes detallados con un solo clic: incidencias abiertas, acciones correctivas implementadas, evidencias y estadísticas de cumplimiento. Esto ahorra tiempo y demuestra madurez en el sistema de gestión.
4. Integración con ERP, MES y GMAO
Solved conecta la gestión de incidencias con los sistemas existentes de la fábrica. Así, todos los datos —desde mantenimiento hasta producción— se sincronizan automáticamente, garantizando coherencia y eliminando duplicaciones.
5. Reducción del tiempo de preparación de auditorías
Las empresas que utilizan Solved reportan una reducción de hasta un 70 % en el tiempo de preparación documental. Los auditores acceden a registros digitales, verifican trazabilidad y validan evidencias sin necesidad de revisar documentos en papel.
Caso práctico: una auditoría IFS superada con Solved
Una empresa del sector alimentario gestionaba sus incidencias mediante formularios en papel y hojas Excel. Durante una auditoría IFS anterior, los auditores señalaron falta de trazabilidad en las no conformidades y retrasos en las acciones correctivas.
Tras implementar Solved, la compañía logró:
- Centralizar todos los registros en una plataforma digital.
- Configurar alertas automáticas para incidencias críticas.
- Generar informes en tiempo real con evidencias fotográficas.
- Reducir un 60 % el tiempo de preparación de auditorías.
- Obtener la certificación IFS sin observaciones.
Este ejemplo demuestra que la gestión digital de incidencias no solo mejora la eficiencia, sino que también genera confianza ante clientes y auditores.
Conclusión
La gestión de incidencias no es solo un requisito documental, sino una herramienta estratégica para garantizar la calidad, la trazabilidad y el cumplimiento normativo. Las auditorías ISO, IFS y BRC valoran la capacidad de las empresas para detectar, registrar, resolver y prevenir incidencias de manera controlada y verificable.
Contar con un sistema digital como Solved simplifica este proceso al máximo. Permite documentar cada paso con evidencias, generar reportes automáticos y demostrar, con datos objetivos, la eficacia del sistema de gestión.
Dejar atrás los registros manuales no solo mejora la preparación para auditorías, sino que refuerza la cultura de calidad y mejora continua dentro de la organización.
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