Rastreabilidade ISO 9001, guia prático real

Rastreabilidade ISO 9001, guia prático real

A rastreabilidade ISO 9001 é um dos pilares que mais dúvidas gera entre os responsáveis da qualidade da indústria agroalimentar. Não porque seja um conceito difícil de entender, mas porque levá-la para a operação diária —com registos coerentes, lotes bem identificados e um fluxo de informação sem falhas— exige método e ferramentas adequadas. Neste artigo vai encontrar um guia prático e direto para saber o que exige exatamente a norma, como organizar a rastreabilidade para trás e para a frente, e de que forma a digitalização transforma este requisito numa vantagem competitiva real.

O que exige a ISO 9001 sobre rastreabilidade

A norma ISO 9001 aborda a rastreabilidade na sua cláusula 8.5.2, sob o título «Identificação e rastreabilidade». O texto é claro: quando a rastreabilidade for um requisito —seja legal, contratual ou decidido pela própria organização— a empresa deve controlar a identificação única das saídas do processo e conservar a informação documentada necessária para a viabilizar.

Dito de outro modo, tal como estabelece a norma ISO 9001 da Organização Internacional de Normalização (ISO, s.d.), a rastreabilidade não é um requisito absoluto em todos os setores, mas na indústria agroalimentar a legislação europeia torna-a obrigatória. O Regulamento (CE) n.º 178/2002 do Parlamento Europeu e do Conselho (Regulamento [CE] 178/2002, 2002) exige que todas as empresas alimentares sejam capazes de identificar de quem receberam um alimento e a quem o forneceram, em todas as etapas da cadeia. Isto significa que, na prática, se trabalha no setor alimentar, a rastreabilidade é de cumprimento obrigatório independentemente de a sua empresa estar certificada em ISO 9001 ou não.

Para os responsáveis da qualidade, o valor de integrar a rastreabilidade no sistema ISO 9001 reside no facto de permitir unificar o controlo sob um mesmo esquema de gestão: política, procedimentos, registos, auditorias e melhoria contínua. O resultado é um sistema mais robusto e auditável.

Rastreabilidade para trás e para a frente

Quando falamos de rastreabilidade na qualidade, é fundamental distinguir entre as suas duas direções, porque cada uma responde a uma pergunta diferente e requer dados distintos.

Rastreabilidade para trás responde à pergunta: de onde vêm os ingredientes ou materiais deste lote? Implica registar fornecedores, números de lote das matérias-primas recebidas, data de entrada, condições de receção e qualquer não conformidade detetada. Sem esta informação, perante um alerta alimentar seria impossível localizar a origem do problema em questão de horas.

Rastreabilidade para a frente responde à pergunta contrária: para onde foi este lote ou produto? Aqui entram os registos de expedição, clientes, quantidades enviadas, datas e números de guia de remessa ou fatura. Esta direção é a que permite retirar um produto do mercado de forma rápida e precisa quando se deteta um risco.

Na indústria agroalimentar, ambas as direções são inseparáveis. Um sistema de controlo de qualidade e rastreabilidade eficaz deve ser capaz de percorrer a cadeia nos dois sentidos, desde a exploração agrícola ou o fornecedor até ao ponto de venda, e vice-versa. Pode aprofundar esta abordagem no nosso artigo sobre o importância da rastreabilidade.

A chave prática é definir com precisão quais são os pontos de controlo onde se capta informação de lote. Num processo de transformação, esses pontos costumam ser: receção de matérias-primas, início de produção, alterações de formulação ou de linha, embalamento e expedição. Se algum destes pontos ficar sem registo, a cadeia de rastreabilidade quebra-se.

Como documentar lotes e registos de forma fiável

A rastreabilidade norma ISO 9001 exige conservar informação documentada. Mas «documentar» não significa acumular papéis; significa que os registos sejam legíveis, identificáveis, recuperáveis e protegidos contra deterioração ou perda.

A seguir apresentamos as boas práticas que fazem a diferença entre um sistema de documentação funcional e um que só existe no papel:

1. Defina uma codificação de lotes clara e única. O número de lote deve ser interpretável por qualquer pessoa da equipa, mesmo sem consultar outra fonte. Incluir a data de produção e a linha no código facilita muito a gestão perante ocorrências.

2. Registe no momento, não a posteriori. O erro mais comum em auditorias é descobrir que os registos são preenchidos horas ou dias depois de o processo ocorrer. Isto gera inconsistências e invalida a rastreabilidade em caso de ocorrência. O registo deve ser imediato ao evento.

3. Associe cada lote de produto acabado aos seus lotes de matérias-primas. Esta ligação é o coração da rastreabilidade. Pode ser feita em papel através de folhas de produção, mas os sistemas digitais permitem fazê-lo de forma automática, reduzindo o erro humano.

4. Defina tempos de conservação adequados. Os registos de rastreabilidade devem ser conservados, no mínimo, enquanto o produto puder estar no mercado, mais uma margem adicional. No setor alimentar, é habitual exigir entre dois e cinco anos, dependendo do tipo de produto.

5. Submeta o sistema a exercícios de simulação. Pelo menos uma vez por ano, ponha à prova a sua rastreabilidade com um exercício real: escolha um lote ao acaso e cronometre quanto tempo demora a reconstruir a sua história completa para trás e para a frente. Os resultados desse exercício são os que realmente lhe dizem se o sistema funciona.

Se gere processos complexos dentro da indústria alimentar, a documentação manual pode tornar-se um estrangulamento que compromete tanto a fiabilidade como a eficiência da equipa da qualidade.

Rastreabilidade digital de ponta a ponta com Solved

A digitalização transformou a forma como as equipas da qualidade gerem a rastreabilidade. As folhas de cálculo e os registos em papel, embora válidos em ambientes pequenos, apresentam limitações evidentes quando o volume de produção cresce ou quando é preciso responder a uma auditoria ou a um alerta em tempo real.

A Solved é o software de qualidade concebido especificamente para a indústria agroalimentar que permite gerir a rastreabilidade de ponta a ponta a partir de uma única plataforma. Estas são as funcionalidades que fazem a diferença para os responsáveis da qualidade:

Registo em tempo real. Os operadores registam os dados de produção e de matérias-primas no momento exato em que ocorrem, a partir de qualquer dispositivo. Isto elimina o erro de transcrição e garante que a informação é fiável.

Associação automática de lotes. A Solved associa automaticamente cada lote de produto acabado aos lotes de ingredientes utilizados, sem necessidade de cruzar manualmente múltiplas folhas de cálculo. A cadeia de rastreabilidade constrói-se sozinha enquanto a equipa trabalha.

Rastreabilidade para trás e para a frente em segundos. Perante uma ocorrência ou uma auditoria, o responsável da qualidade pode consultar o histórico completo de qualquer lote em questão de segundos. Isto não só reduz o stress em situações críticas, como demonstra a clientes e certificadores que o sistema de controlo é sólido.

Alertas e não conformidades integradas. Se for detetado um desvio num lote — temperatura fora do intervalo, resultado analítico fora de especificação —, a Solved permite gerar a não conformidade diretamente associada ao lote afetado, facilitando a gestão de ações corretivas e o encerramento do ciclo de melhoria contínua que a ISO 9001 exige.

Relatórios para auditorias. O sistema gera automaticamente os relatórios de rastreabilidade com o formato e o nível de detalhe que os auditores de ISO 9001, BRCGS, IFS ou FSSC 22000 necessitam, poupando horas de preparação documental.

Implementar uma solução digital como a Solved não é apenas uma questão de eficiência; é um investimento na resiliência do seu sistema de qualidade. Quando a rastreabilidade funciona mesmo, as equipas ganham confiança, as auditorias tornam-se uma demonstração de solidez e a resposta às ocorrências deixa de ser um momento de caos para se tornar num processo controlado.

Se quiser ver como a Solved se pode adaptar à realidade da sua empresa, solicite uma demonstração gratuita e comprove em primeira mão o que significa ter a rastreabilidade verdadeiramente sob controlo.

Referências

• Organização Internacional de Normalização. (s.d.). ISO 22000 e ISO 9001. https://www.iso.org/
• Regulamento (CE) n.º 178/2002 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 28 de janeiro de 2002, que estabelece os princípios e os requisitos gerais da legislação alimentar. (2002). https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2002/178/oj?locale=es