Gestão documental AI Powered

Controle a documentação de toda a sua fábrica: versão em vigor, validação e prazos de validade avisados antes de o auditor os pedir.

Cada documento sabe quando expira, quem o validou e em que pasta falta. Uma pasta partilhada não sabe nada disso.

Pedir demonstração
Servidor MCP Opere a Solved a partir das ferramentas de IA que já utiliza
Agroveco Jealsa COVAP Delaviuda Dogfy Diet La Chinata Patatas Gómez Deterra Fritoper Genesal Energy Almendras de La Mancha Laboratorios Almond Carnavi Cotecnica Riverbend Pampling Wetaca ASP Asepsia Exquisitarium G.A. Torres Imperio Garlic Panificadora de Alcalá Patatas Hijolusa Prilux Royal Chef Gil Comes Inalsa Grupo Avícola Rujamar Tuflesa

Carregue o procedimento, aprove a sua versão e encontre-o a partir da linha, no mesmo módulo

Quatro capacidades do módulo, cada uma no ecrã que a resolve.

A pasta abre a partir do mesmo telemóvel ou do mesmo tablet com que se preenche o registo: procedimentos, certificados, fichas técnicas, manuais de equipamento e processos de fornecedor, organizados em pastas e pesquisáveis. O código da máquina leva diretamente à sua documentação.

A versão carregada entra como pendente e não substitui a vigente até ser validada —ou rejeitada—, com o seu nome e a sua data na atividade do documento. Cada um tem ainda a sua data de revisão e de validade, com vista de calendário, o seu responsável, o seu âmbito por fábrica e as pessoas atribuídas.

Cada documento avisa por email o seu responsável antes de expirar —e outra vez se já tiver passado—. O aviso chega sozinho, sem que ninguém tenha de verificar manualmente uma folha de prazos.

O registo que aplica o procedimento leva-o dentro, a ficha do equipamento traz o seu manual e os seus certificados, e a ocorrência cita o que a explica: o mesmo documento, não uma cópia, por isso ao validar uma versão nova muda nos três ao mesmo tempo.

A pasta no telemóvel de fábrica

A versão que entra pendente e é aprovada

O aviso, antes de expirar

Um documento e três destinos

O que esta pasta faz e a do servidor não faz

O que distingue esta pasta da do servidor não é onde está o ficheiro: é que a pasta sabe o que tem de haver lá dentro e em que estado.

Listas de documentos obrigatórios: define-se por pasta que documentos deve conter, e o módulo avisa quando faltam documentos numa lista. A pasta incompleta deteta-se antes da auditoria, não durante.

Data de expiração e calendário: cada documento tem a sua, e o módulo traz vista de mês, semana, dia e agenda, por data de expiração ou por data de modificação. Cem prazos deixam de ser cem datas num Excel.

Validado ou pendente: os dois estados veem-se na lista, e um filtro reúne numa só vista tudo o que está pendente de revisão. Um documento por validar não se confunde com um vigente.

Junto ao registo que o aplica: o procedimento e o parte de controlo que o executa vivem no mesmo sistema, com o mesmo acesso a partir do tablet de linha.

Ver registos e auditorias →

Um processo por fornecedor: esta mesma gestão aplicada ao fornecedor — certificado, ficha técnica e análise — junto ao histórico de ocorrências de receção.

A informação documentada da norma: A IFS, a BRCGS, a ISO 9001 e a FSSC 22000 exigem versão única e controlo da documentação. É literalmente este módulo.

Perguntas frequentes

Em que se diferencia de um SharePoint ou de um Drive?

Uma pasta partilhada guarda ficheiros e mantém o seu histórico de alterações, e para isso funciona bem. O que não faz é saber que documentos deveria haver nessa pasta, avisar que um certificado está a expirar, distinguir um documento validado de um pendente de validação nem estar junto ao registo que aplica o procedimento. É isso que a gestão documental do Solved acrescenta.

Controla versões?

Sim. Cada documento tem o seu número de versão à vista, de modo que quem o abre sabe qual está a ver e não há duas cópias em circulação sem se saber qual prevalece.

Como se controlam os prazos de validade?

Cada documento tem uma data de revisão e uma data de validade, e o sistema envia um email ao responsável antes de chegar —e outra vez se já tiver passado—. O módulo tem também uma vista de calendário —mês, semana, dia e agenda— que pode ser ordenada por data de validade ou por data de modificação, além de uma lista de tudo o que está pendente de revisão. O controlo de prazos deixa de ser uma folha com cem datas.

O que são as listas de documentos obrigatórios?

São a lista dos documentos que uma pasta deve conter. Definem-se por pasta e o próprio módulo avisa quando faltam documentos numa lista, para que a pasta incompleta seja detetada antes da auditoria, e não durante.

É uma gestão documental a sério ou um simples armazém de ficheiros?

Um armazém guarda ficheiros. Aqui cada documento tem número de versão, responsável, âmbito por fábrica, pessoas atribuídas, etiquetas, data de revisão e de validade, e um estado que distingue o aprovado do pendente. A versão carregada não substitui a vigente até alguém a aprovar —ou a rejeitar—, e esse gesto fica registado com o seu nome e a sua data. Isso é controlo documental.

É possível controlar quem vê cada documento?

Cada documento tem o seu responsável, o seu âmbito —as fábricas a que se aplica— e as suas pessoas atribuídas, por isso a lista de cada equipa é a sua e não a de toda a empresa.

É um módulo à parte?

Documentos é um módulo do sistema, com a sua própria entrada no menu, e ativa-se como os restantes. A homologação de fornecedores, por sua vez, não é um módulo distinto: é esta mesma gestão documental aplicada ao fornecedor, juntamente com as suas ocorrências de receção.

É preciso reorganizar toda a documentação para começar?

Não. A árvore de pastas e subpastas cria-se como for conveniente, por isso pode reproduzir a que já utiliza e carregar o que está em vigor. O que muda não é a organização: é que cada documento passa a ter data, estado e responsável.

Contacto com um especialista em operações industriais

Questões frequentes nesta fase: a migração da documentação em vigor e a convivência com o repositório corporativo.