Controlla la documentazione di tutto il tuo stabilimento: versione vigente, validazione e scadenze segnalate prima che le chieda l'auditor.

Una cartella condivisa conserva i file e ne tiene lo storico delle modifiche, e per questo funziona bene. Quello che non fa è sapere quali documenti dovrebbero esserci in quella cartella, avvisare che un certificato scade, distinguere un documento validato da uno in attesa di validazione o stare accanto alla registrazione che applica la procedura. È questo che aggiunge la gestione documentale di Solved.

Sì. Ogni documento porta il numero di versione bene in vista, così chi lo apre sa quale sta guardando e non ci sono due copie in giro senza sapere quale valga.

Ogni documento ha una data di revisione e una data di scadenza, e il sistema invia un'email al responsabile prima che arrivi —e di nuovo se è già passata—. Il modulo offre anche una vista calendario —mese, settimana, giorno e agenda— ordinabile per data di scadenza o per data di modifica, oltre a un elenco di tutto ciò che è in attesa di revisione. Il controllo delle scadenze smette di essere un foglio con cento date.

Sono l'elenco dei documenti che una cartella deve contenere. Si definiscono per cartella e il modulo stesso avvisa quando a un elenco mancano documenti, così la cartella incompleta si individua prima dell'audit e non durante.

Un archivio conserva file. Qui ogni documento ha numero di versione, responsabile, ambito per stabilimento, persone assegnate, etichette, data di revisione e di scadenza, e uno stato che distingue il convalidato da ciò che è in attesa. La versione caricata non sostituisce quella vigente finché qualcuno non la convalida —o la rifiuta—, e quel gesto resta registrato con nome e data. Questo è controllo documentale.

Ogni documento ha il suo responsabile, il suo ambito —gli stabilimenti a cui si applica— e le sue persone assegnate, così l'elenco di ogni squadra è il suo e non quello di tutta l'azienda.

Documenti è un modulo del sistema, con la sua voce di menu, e si attiva come gli altri. La qualifica fornitori, invece, non è un modulo diverso: è questa stessa gestione documentale applicata al fornitore, insieme alle sue anomalie di ricevimento.

No. L'albero di cartelle e sottocartelle si crea come conviene, quindi puoi riprodurre quello che già usi e caricare ciò che è vigente. Ciò che cambia non è l'organizzazione: è che ogni documento ora ha data, stato e responsabile.