Controla la documentación de toda tu planta: versión vigente, validación y caducidades avisadas antes de que las pida el auditor.

Una carpeta compartida guarda archivos y lleva su historial de cambios, y para eso funciona bien. Lo que no hace es saber qué documentos debería haber en esa carpeta, avisar de que un certificado expira, distinguir un documento validado de uno pendiente de validación ni estar junto al registro que aplica el procedimiento. Eso es lo que añade el gestor documental de Solved.

Sí. Cada documento lleva su número de versión a la vista, de modo que quien lo abre sabe cuál está mirando y no hay dos copias circulando sin saber cuál manda.

Cada documento tiene fecha de revisión y fecha de expiración, y el sistema avisa por correo a su responsable antes de que llegue —y otra vez si ya ha pasado—. El módulo trae también una vista de calendario —mes, semana, día y agenda— que se puede ordenar por fecha de expiración o por fecha de modificación, y un listado de todo lo que está pendiente de revisión. El control de vencimientos deja de ser una hoja con cien fechas.

Son la lista de los documentos que una carpeta debe contener. Se definen por carpeta y el propio módulo avisa cuando a una lista le faltan documentos, así que la carpeta incompleta se detecta antes de la auditoría y no durante.

Un almacén guarda ficheros. Aquí cada documento tiene número de versión, responsable, alcance por planta, personas asignadas, etiquetas, fecha de revisión y de expiración, y un estado que distingue lo validado de lo pendiente. La versión que se sube no sustituye a la vigente hasta que alguien la valida —o la rechaza—, y ese gesto queda registrado con su nombre y su fecha. Eso es control documental.

Cada documento tiene su responsable, su alcance —las plantas a las que aplica— y sus personas asignadas, así que el listado de cada equipo es el suyo y no el de toda la empresa.

Documentos es un módulo del sistema, con su propia entrada en el menú, y se activa como los demás. La homologación de proveedores, en cambio, no es un módulo distinto: es este mismo gestor documental aplicado al proveedor, junto a sus incidencias de recepción.

No. El árbol de carpetas y subcarpetas se crea como convenga, así que puedes reproducir el que ya usas y subir lo vigente. Lo que cambia no es la organización: es que cada documento pasa a tener fecha, estado y responsable.