Maîtrisez toute la documentation de votre usine : version en vigueur, validation et expirations signalées avant que l'auditeur ne les demande.

Un dossier partagé stocke des fichiers et conserve leur historique de modifications, et pour cela il fonctionne bien. Ce qu'il ne fait pas, c'est savoir quels documents devraient s'y trouver, alerter qu'un certificat expire, distinguer un document validé d'un document en attente de validation, ni se trouver à côté de l'enregistrement qui applique la procédure. C'est ce qu'ajoute la gestion documentaire de Solved.

Oui. Chaque document affiche son numéro de version : celui qui l'ouvre sait laquelle il consulte et il n'y a pas deux copies en circulation sans savoir laquelle fait foi.

Chaque document a une date de révision et une date d'expiration, et le système envoie un courriel à son responsable avant qu'elle n'arrive —et de nouveau si elle est déjà passée—. Le module propose aussi une vue calendrier —mois, semaine, jour et agenda— qui peut être triée par date d'expiration ou par date de modification, ainsi qu'une liste de tout ce qui est en attente de révision. Le suivi des échéances cesse d'être une feuille avec cent dates.

C'est la liste des documents qu'un dossier doit contenir. Elle se définit par dossier et le module alerte lui-même quand il manque des documents à une liste : le dossier incomplet est repéré avant l'audit et non pendant.

Un stockage conserve des fichiers. Ici, chaque document a un numéro de version, un responsable, un périmètre par site, des personnes assignées, des étiquettes, une date de révision et une date d'expiration, et un statut qui distingue le validé de ce qui est en attente. La version téléversée ne remplace pas celle en vigueur tant que quelqu'un ne l'a pas validée — ou refusée —, et ce geste est enregistré avec son nom et sa date. C'est de la gestion documentaire.

Chaque document a son responsable, son périmètre — les sites concernés — et ses personnes assignées, de sorte que la liste de chaque équipe est la sienne et non celle de toute l'entreprise.

Documents est un module du système, avec sa propre entrée de menu, et s'active comme les autres. L'homologation des fournisseurs, en revanche, n'est pas un module distinct : c'est cette même gestion documentaire appliquée au fournisseur, avec ses incidents de réception.

Non. L'arborescence de dossiers et sous-dossiers se crée comme vous voulez : vous pouvez reproduire celle que vous utilisez déjà et téléverser ce qui est en vigueur. Ce qui change, ce n'est pas l'organisation : c'est que chaque document a désormais une date, un statut et un responsable.