Behalten Sie die gesamte Werksdokumentation im Griff: gültige Version, Freigabe und Ablauffristen – gemeldet, bevor der Auditor fragt.

Ein geteilter Ordner speichert Dateien und führt ihre Änderungshistorie – dafür taugt er gut. Was er nicht tut: wissen, welche Dokumente in diesem Ordner sein sollten, warnen, dass ein Zertifikat abläuft, ein freigegebenes von einem noch nicht freigegebenen Dokument unterscheiden oder neben der Aufzeichnung liegen, die das Verfahren umsetzt. Genau das ergänzt das Dokumentenmanagement von Solved.

Ja. Jedes Dokument zeigt seine Versionsnummer, sodass der Öffnende weiß, welche er vor sich hat – und keine zwei Kopien kursieren, bei denen unklar ist, welche gilt.

Jedes Dokument hat ein Prüfdatum und ein Ablaufdatum, und das System schickt dem Verantwortlichen eine E-Mail, bevor es erreicht wird —und erneut, falls es schon abgelaufen ist—. Das Modul bietet außerdem eine Kalenderansicht —Monat, Woche, Tag und Agenda—, die sich nach Ablauf- oder Änderungsdatum sortieren lässt, sowie eine Liste von allem, was noch zur Prüfung ansteht. Die Fristenkontrolle ist keine Tabelle mit hundert Daten mehr.

Sie sind die Liste der Dokumente, die ein Ordner enthalten muss. Sie werden je Ordner festgelegt, und das Modul meldet selbst, wenn einer Liste Dokumente fehlen – so fällt der unvollständige Ordner vor dem Audit auf und nicht währenddessen.

Ein Speicher bewahrt Dateien auf. Hier hat jedes Dokument eine Versionsnummer, einen Verantwortlichen, einen Geltungsbereich je Werk, zugewiesene Personen, Etiketten, ein Prüf- und ein Ablaufdatum und einen Status, der Freigegebenes von Ausstehendem trennt. Die hochgeladene Fassung ersetzt die gültige erst, wenn jemand sie freigibt — oder ablehnt —, und das wird mit Name und Datum festgehalten. Das ist Dokumentenlenkung.

Jedes Dokument hat seinen Verantwortlichen, seinen Geltungsbereich — die Werke, für die es gilt — und seine zugewiesenen Personen, sodass die Liste jedes Teams die eigene ist und nicht die des ganzen Unternehmens.

Dokumente ist ein Modul des Systems mit eigenem Menüeintrag und wird wie die anderen aktiviert. Die Lieferantenfreigabe dagegen ist kein eigenes Modul: Sie ist dasselbe Dokumentenmanagement, angewandt auf den Lieferanten – zusammen mit dessen Wareneingangsstörungen.

Nein. Der Baum aus Ordnern und Unterordnern wird so angelegt, wie es passt – Sie können den bestehenden nachbauen und das Gültige hochladen. Was sich ändert, ist nicht die Ordnung: Jedes Dokument hat nun Datum, Status und Verantwortlichen.